Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 10 (436) z dnia 10.05.2017

Ewidencja czasu pracy kierowców

Zatrudniamy kilku pracowników na stanowisku kierowcy. Czy jesteśmy zobowiązani prowadzić "szczególną" ewidencję ich czasu pracy, czy też wystarczy zwykła, zawierająca standardowe informacje o czasie pracy? Nadmieniamy, iż transport wykonujemy jedynie na nasze potrzeby.

Zatrudnienie na stanowisku kierowcy powoduje, że do pracownika należy stosować w pierwszej kolejności przepisy ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). W art. 25 ust. 1 stanowi ona o możliwości prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w formie:

• zapisów na wykresówkach,
   
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
   
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
   
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
   
• rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa wyżej.

Wybór jednej z form ewidencjonowania czasu pracy kierowców zależy w dużej mierze od rodzaju pojazdów, którymi wykonują przewozy na potrzeby własne pracodawcy. Jeśli są to samochody osobowe lub lekkie dostawcze, pracodawca nie może skorzystać z trzech pierwszych wariantów, gdyż pojazd nie jest wyposażony w tachograf analogowy lub cyfrowy, a tym samym aktywności kierowcy nie podlegają automatycznej rejestracji. W praktyce ogranicza to wybór pracodawcy do innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, czyli kart drogowych, które były obowiązkowe do momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Od tej daty karta drogowa to dokument fakultatywny. W praktyce jest ona stosowana wobec kierowców mniejszych pojazdów, a jej wzór pracodawca może dostosować do własnych potrzeb. Obok czasu jazdy, innej pracy i przerw karta może zawierać rubryki dokumentujące podróże służbowe kierowców, czy np. pozwalające na rozliczanie ich z przepałów paliwa.

Alternatywą dla nadawania waloru ewidencji czasu pracy dokumentom źródłowym jest konwertowanie danych z kart drogowych, a w przypadku większych pojazdów np. z wykresówek lub plików pobranych z tachografu i karty cyfrowej do postaci klasycznej ewidencji czasu pracy. Taką kartę ewidencji można traktować jako rejestr opracowany na podstawie dokumentów wymienionych w art. 25 ust. 1 pkt 1-4 ustawy o czasie pracy kierowców. Przepisy nie przewidują wzoru tego dokumentu, stanowiąc jedynie, że ma on zawierać dane o pracy w poszczególnych dobach, w tym świadczonej w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dniach wolnych od pracy wynikających z planowania zadań w przeciętnie pięciodniowym tygodniu. W ewidencji czasu pracy muszą być ponadto odnotowywane dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy - § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Taka forma ewidencjonowania czasu pracy kierowców została dopuszczona wobec wszystkich pracowników, niezależnie od rodzaju wykonywanych przewozów i tego, czy mają one charakter komercyjny, czy też zaspokajają potrzeby własne pracodawcy.

Zwracamy uwagę! W klasycznej karcie ewidencji czasu pracy nie musi być informacji o tym, w jakich godzinach pracownik wykonywał pracę w kolejnych dniach roboczych. Wystarczy więc, że pracodawca wykaże w ewidencji liczbę godzin pracy w poszczególnych dniówkach bez określania godzin, między którymi praca była świadczona.

Przyjęcie klasycznej formy ewidencji czasu pracy jest korzystne w przypadku kierowców największych pojazdów. Firma może bowiem usuwać wykresówki, wydruki lub dane pochodzące z tachografu cyfrowego i karty kierowcy po upływie roku, od daty ich wytworzenia, co wynika z art. 14 ust. 2 rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 z dnia 20 grudnia 1985 r. w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym (Dz. U. UE L 370 z 31 grudnia 1985 r., str. 8). Dla porównania ustawa o czasie pracy kierowców wymaga w art. 25 ust. 2 pkt 2 przechowywania ewidencji czasu pracy przez 3 lata od zakończenia ujętego w niej okresu. W efekcie konwersja danych pochodzących z tachografu i karty kierowcy do postaci miesięcznej karty pracowniczej ewidencji czasu pracy pozwala skrócić z 3 do 1 roku okres, w którym firma ma obowiązek przechowywać dokumentację z omawianego zakresu.

Niezależnie od wybranej formy ewidencjonowania czasu pracy kierowców oraz ewentualnego stosowania systemu zadaniowego, czy wypłacania ryczałtów za pracę w nadgodzinach lub w porze nocnej - co wyłącza obowiązek ewidencjonowania godzin pracy kierowców (art. 25 ust. 1a ustawy o czasie pracy kierowców), pracodawca musi tworzyć dla nich dodatkowy dokument. Chodzi o ewidencją nieobecności w pracy, prowadzoną w formie indywidualnej karty - z podziałem na rodzaj i wymiar nieobecności (art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców). Ta dokumentacja ma w założeniach Inspekcji Transportu Drogowego (dalej ITD) pokrywać się z danymi potwierdzanymi kierowcy na zaświadczeniach o działalności (nieprowadzeniu pojazdu). ITD i jej zagraniczne odpowiedniki mogą żądać przedstawienia takiego zaświadczenia jedynie na drodze - za dni, których nie zarejestrował tachograf z 28 dni poprzedzających kontrolę - potem dokumenty te mogą być niszczone. Jednak informacja o rodzajach dni wolnych ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia czasu pracy w oparciu o tarczki lub dane z tachografu i karty kierowcy, stąd wymóg prowadzenia tej dokumentacji. W przypadku stosowania klasycznych kart ewidencji czasu pracy, dane o nieobecnościach są rejestrowane, więc prowadząc obowiązkową ewidencję nieobecności kierowcy pracodawca musi je w istocie dublować.