Okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców

Czy ewidencja czasu pracy kierowców powinna być przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia, tak jak ewidencja ogółu pracowników? Czy ma znaczenie data zatrudnienia kierowcy lub kategoria posiadanego prawa jazdy?

Zasady przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców reguluje w sposób autonomiczny ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412 ze zm.), dalej ustawa i w zależności od formy zatrudnienia okresy te wynoszą odpowiednio:

3 lata po zakończeniu okresu nią objętego - w przypadku kierowców będących pracownikami (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy),
2 lata po zakończeniu okresu nią objętego - w przypadku kierowców samozatrudnionych, którymi w rozumieniu ustawy są również kierowcy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych (art. 26e ust. 1 ustawy).

W przypadku kierowców nie znajdzie zastosowania ogólna reguła dotycząca przechowywania dokumentacji pracowniczej, wynikająca z art. 94 pkt 9b K.p. Zgodnie bowiem z art. 4 ustawy, regulacje Kodeksu pracy stosuje się w stosunku do kierowców jedynie w zakresie, który jest nieuregulowany w ustawie. Dlatego nie ma podstaw prawnych do zastosowania w tym zakresie reguł kodeksowych. W przypadku kierowców nie ma więc znaczenia, czy został on zatrudniony przed 1 stycznia 2019 r., czy po 31 grudnia 2018 r. Dla tej grupy, obowiązuje jednolity okres przechowywania ewidencji czasu pracy, który zależy jedynie od formy zatrudnienia i wynosi odpowiednio 3 lata lub 2 lata.

Zwracamy uwagę! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Infrastruktury z 9 stycznia 2019 r., przepisy art. 25 ustawy nie zawierają odesłania do wydanego na podstawie Kodeksu pracy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, jednakże ewidencja powinna być prowadzona w takiej formie, aby możliwe było prawidłowe ustalenie wynagrodzenia kierowcy i innych świadczeń związanych z pracą. Zatem również zawartość ewidencji czasu pracy kierowców i pozostałych pracowników nie musi być tożsama. W przypadku kierowców art. 25 ust. 1 ustawy przewiduje bowiem 5 form, w których można prowadzić ewidencję czasu pracy.

Biorąc pod uwagę fakt, że okres przechowywania liczy się od zakończenia okresu objętego ewidencją, należy odnieść się jeszcze do tego, jak ustalić początek takiego terminu. W praktyce najczęściej ewidencja jest prowadzona w postaci kart miesięcznych, a więc okres 3-letniego przechowywania w przypadku kierowców będących pracownikami będzie liczony odrębnie od końca każdego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia. Taką samą zasadę należy przyjąć w przypadku, gdy ewidencję stanowią zebrane wykresówki, czy dane z tachografu przechowywane elektronicznie przez pracodawcę.

Przykład

Kierowca jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w równoważnym systemie czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Pracodawca przy pomocy oprogramowania do analizy czasu pracy kierowców prowadzi miesięczne karty ewidencji czasu pracy kierowców. Dlatego co miesiąc powinna być niszczona karta ewidencji sprzed 3 lat, odpowiednio do okresu przedawnienia roszczeń - por. UiPP nr 11/2021, str. 4.