Informacja dla kierowcy samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony

W jaki sposób poinformować o obowiązujących przepisach z zakresu czasu pracy kierowcę pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, który wykonuje jednocześnie zadania montera mebli? Czy taki pracownik musi korzystać z przerw na odpoczynek i czy podlegają one częściowo zaliczeniu do czasu dyżuru? W jaki sposób rejestrować jego aktywności celem prawidłowego przygotowania ewidencji czasu pracy oraz ewidencji nieobecności w pracy? Czy od takiego kierowcy należy odebrać oświadczenie o dodatkowym zatrudnieniu?

Zgodnie z art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412), przepisy tej ustawy określają czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy, zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Definicję przewozu drogowego zawiera art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 919 ze zm.). W myśl tej regulacji, przewozem drogowym jest m.in. niezarobkowy przewóz drogowy, obejmujący zgodnie z art. 4 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej. Aby zakwalifikować przewóz jako niezarobkowy przewóz drogowy, musi on dodatkowo spełnić łącznie następujące warunki:

pojazdy samochodowe używane do przewozu są prowadzone przez przedsiębiorcę lub jego pracowników,
przedsiębiorca legitymuje się tytułem prawnym do dysponowania pojazdami samochodowymi,
w przypadku przejazdu pojazdu załadowanego - rzeczy przewożone są własnością przedsiębiorcy lub zostały przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione albo celem przejazdu jest przewóz osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa lub do przedsiębiorstwa na jego własne potrzeby, a także przewóz pracowników i ich rodzin,
nie jest przewozem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.

Ważne: Jeśli kierowca jest zatrudniony przez przedsiębiorstwo zajmujące się sprzedażą mebli, a samochód, którym dostarcza je do klientów jest własnością pracodawcy lub jest przez niego wynajmowany bądź leasingowany, to przewozy te spełniają warunki niezarobkowego przewozu drogowego.

Tego typu wyjazdy wpisują się również w definicję przewozu drogowego wynikającą z art. 4 lit. a rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego... (Dz. Urz. UE L 2006.102.1 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją - do której odwołuje się art. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców - przewozem drogowym jest każda podróż odbywana w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób lub rzeczy. To z kolei przesądza o tym, że do zatrudnienia kierowcy mają zastosowanie przepisy ustawy o czasie pracy kierowców.

Formułując informację o obowiązujących kierowcę przepisach z zakresu czasu pracy, należy pamiętać, że w przypadku kierowców pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej (dmc) do 3,5 tony nie mają zastosowania przepisy art. 12 ust. 2 i 3, art. 13, art. 21 oraz art. 24 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców (art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców w zw. z art. 2 ust. 2 lit. b Umowy Europejskiej sporządzonej w Genewie dnia 1 lipca 1970 r. dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR) - Dz. U. z 1999 r. nr 94, poz. 1086 i 1087, dalej Umowy AETR). W związku z tym do kierowców pojazdów o dmc nieprzekraczającej 3,5 tony nie ma zastosowania ograniczenie czasu pracy do maksymalnie 60 godzin pracy w tygodniu, również gdy są zatrudnieni u więcej niż jednego pracodawcy. Kierowcy tych pojazdów nie mają ponadto prawa do przerw przeznaczonych na odpoczynek, przysługujących pozostałym kierowcom w wymiarze nie krótszym niż 30 minut, w przypadku gdy liczba godzin pracy nie przekracza 9 godzin, oraz w wymiarze nie krótszym niż 45 minut, w przypadku gdy liczba godzin pracy wynosi więcej niż 9 godzin. Nie stosuje się wobec nich ograniczenia czasu pracy do 10 godzin w dobie w sytuacji, gdy wykonują oni pracę w porze nocnej, o której mowa w art. 2 pkt 6a ustawy o czasie pracy kierowców. Poza tym od kierowców pojazdów o dmc do 3,5 tony nie odbiera się oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu lub wykonywaniu przewozów drogowych lub innych czynności w oparciu o inną podstawę niż stosunek pracy. W pozostałym zakresie ustawa o czasie pracy kierowców ma jednak zastosowanie wobec kierowców pojazdów o dmc do 3,5 tony. Z kolei w zakresie w niej nieuregulowanym zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy Kodeksu pracy oraz wewnętrznych regulaminów pracodawcy.

Ważne: Kierowcy pojazdów o dmc nieprzekraczającej 3,5 tony nie mają prawa do przerw przeznaczonych na odpoczynek, zatem podobnie jak pracownikom podlegającym pod ogólne regulacje Kodeksu pracy przysługuje im wyłącznie przerwa w pracy w wymiarze 15 minut w dobach, w których ich czas pracy wynosi co najmniej 6 godzin.

Przerwa ta zwana powszechnie "śniadaniową" jest w całości zaliczana do czasu pracy, więc dyżur może wystąpić wyłącznie w przypadku wykonywania przewozu w załodze (gdy pojazd jest prowadzony przez 2 lub więcej kierowców na zmiany), podczas okresów dyspozycji oraz w razie, gdy kierowca pozostaje poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Można więc przyjąć, że u kierowcy - montera mebli dyżur może wystąpić jedynie sporadycznie.

Z uwagi na rodzaj pojazdu wykorzystywanego przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych, aktywności kierowcy nie będą rejestrowane przez tachograf. Wskazanym więc będzie stworzenie dla niego wzoru karty drogowej, na której pracownik będzie rejestrował miejsce, datę i godzinę wyjazdu wraz ze stanem drogomierza pojazdu, miejsce, datę i godzinę dotarcia do miejscowości stanowiącej cel podróży wraz ze wskazaniem odczytu drogomierza pojazdu, godzinę rozpoczęcia i zakończenia załadunku, godzinę rozpoczęcia i zakończenia montażu mebli oraz inne aktywności np. tankowanie pojazdu, jego obsługę codzienną, czas korzystania z przerwy itp. Takie karty drogowe mogą stanowić ewidencję czasu pracy pracownika zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 4 ustawy o czasie pracy kierowców. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca konwertował je do postaci klasycznej karty ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy o czasie pracy kierowców. W obydwu przypadkach zatrudnienie na stanowisku kierowcy powoduje, że oprócz ewidencji czasu pracy dla pracownika należy prowadzić odrębnie indywidualną kartę ewidencji nieobecności w pracy z podziałem na ich rodzaj i wymiar (art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców).

Przykład

Spółka z o.o., która prowadzi działalność w zakresie sprzedaży mebli, zatrudnia pracownika na dwóch stanowiskach pracy w ramach jednej umowy o pracę, tj. jako kierowcę i montera mebli. Pracownik dostarcza towar do klientów samochodem o dmc do 3,5 tony, w razie potrzeby z przyczepą. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc i obowiązuje go podstawowy system czasu pracy. Pracownik wykonuje zadania w wymiarze 8 godzin na dobę od poniedziałku do piątku. Sobota jest dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Przeważającym zatrudnieniem pracownika jest stanowisko kierowcy, a gdy pracownik nie jedzie w trasę, pracuje w magazynie. Kierowca otrzymuje zwrot kosztów podróży służbowej.

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi informację dotyczącą jego czasu pracy określającą jakie czynności są zaliczane do czasu jego pracy, a jakie nie, w jakich przypadkach wystąpi u niego dyżur oraz do jakich przerw i okresów odpoczynku ma on prawo zgodnie z przepisami. W informacji tej powinna znaleźć się również wzmianka o systemie i rozkładzie czasu pracy obowiązujących kierowcę, o godzinach trwania pory nocnej służącej naliczeniu dodatku, czy też o godzinach trwania doby niedzielno-świątecznej.

Przykładowa informacja o obowiązujących kierowcę przepisach z zakresu czasu pracy.

Na podstawie art. 24 pkt 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412) informuję Panią/Pana, że:

1)	Czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:
	-	prowadzenie pojazdu,
	-	załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,
	-	nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,
	-	czynności spedycyjne,
	-	obsługę codzienną pojazdów i przyczep,
	-	inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,
	-	niezbędne formalności administracyjne,
	-	utrzymanie pojazdu w czystości.
2)	Czasem pracy kierowcy jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.
3)	Do czasu pracy kierowcy nie zalicza się:
	-	czasu dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy,
	-	nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,
	-	nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
4)	Czas pracy kierowcy nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, w obowiązującym kierowcę przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
5)	Tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.
6)	W dniu, w którym dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, kierowcy przysługuje jedna 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy.
7)	Dla celów rozliczania czasu pracy i ustalania wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przez dobę rozumie się 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
8)	Przez tydzień rozumie się okres pomiędzy 00⁰⁰ w poniedziałek i 24⁰⁰ w niedzielę.
9)	W każdej dobie kierowcy przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku.
10)	W każdym tygodniu kierowcy przysługuje prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Odpoczynek tygodniowy obejmuje odpoczynek dobowy przypadający w dniu, w którym kierowca rozpoczął odpoczynek tygodniowy.
11)	Skrócenie odpoczynku tygodniowego do minimum 24 godzin może nastąpić jedynie w przypadkach sytuacji i zdarzeń wymagających od kierowcy podjęcia działań dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego oraz mienia albo usunięcia awarii.
12)	Czasem dyżuru jest czas:
	-	w którym kierowca pozostaje poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
	-	nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem w przypadku, gdy pojazd jest prowadzony przez dwóch lub więcej kierowców,
	-	przypadający poza obowiązującym kierowcę rozkładem czasu pracy, podczas którego kierowca pozostaje do dyspozycji, czyli okresy inne niż przerwy i czas odpoczynku, podczas których kierowca nie jest obowiązany pozostawać na stanowisku pracy kierowcy, będąc jednocześnie w gotowości do rozpoczęcia albo kontynuowania prowadzenia pojazdu lub wykonywania innej pracy; okresy pozostawania do dyspozycji obejmują w szczególności czas, w którym kierowca towarzyszy pojazdowi transportowanemu promem lub pociągiem, czas oczekiwania na przejściach granicznych oraz w związku z ograniczeniami w ruchu drogowym.
13)	Zgodnie z § ... Regulaminu Pracy obowiązującego u pracodawcy, kierowca objęty jest podstawowym systemem czasu pracy z okresem rozliczeniowym wynoszącym 1 miesiąc.
14)	Praca w godzinach nadliczbowych dopuszczalna jest w razie wystąpienia:
	-	sytuacji i zdarzeń wymagających od kierowcy podjęcia działań dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego oraz mienia albo usunięcia awarii,
	-	szczególnych potrzeb pracodawcy.
15)	Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych przez kierowcę w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć 376 godzin w roku kalendarzowym.
16)	Zgodnie z § ... Regulaminu Pracy obowiązującego u pracodawcy, pora nocna to czas pomiędzy ... a ... .
17)	Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między ... tego dnia a ... dnia następnego.

Fakt wykonywania przewozów pojazdem o dmc nieprzekraczającej 3,5 tony powoduje, że nie ma potrzeby odbierania od kierowcy oświadczenia o dodatkowym zatrudnieniu lub wykonywaniu przewozów drogowych albo innych czynności na innej podstawie niż stosunek pracy. Aby prawidłowo ewidencjonować czas pracy kierowcy z przykładu, optymalnym rozwiązaniem zdaje się być wprowadzenie na wewnętrzne potrzeby firmy wzoru karty drogowej, którą będzie on wypełniał za każdy dzień wyjazdu do klienta z meblami. W ramach tej karty powinien rozpisywać czas jazdy, rozładunku, innej pracy, w tym obsługi codziennej, tankowania, montażu mebli. Na tej podstawie pracodawca będzie mógł określić czas odpoczynku czy dyżuru. Można również rozważyć uzupełnienie tych danych o stan drogomierza pojazdu w momencie wyjazdu oraz dotarcia do miejscowości docelowej podróży oraz przemyśleć uszczegółowienie tych danych np. o tankowanie paliwa wraz z jego ilością i przebiegiem pojazdu, co pozwoli rozliczać ewentualne przepały paliwa.