Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 16 (1023) z dnia 1.06.2019

Rozliczanie podróży służbowej, w tym kierowców

1) Zatrudniamy kierowców w firmie transportowej, na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy. Miejscem wykonywania pracy wskazanym w umowie jest Unia Europejska. Jak ustalić diety w przypadku, gdy np. kierowca przekroczył granicę 2 maja br. o godz. 15.00 i wrócił następnego dnia o godz. 9.00? Czy należy naliczyć 18 godzin podróży (po 49 euro), czy też ustalić nadgodziny tego kierowcy i wyliczyć diety?

Z pytania można wywnioskować, że pracodawca zamierza ustalić diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej z uwzględnieniem rozliczenia czasu pracy kierowcy. Tymczasem oba te rozliczenia powinny nastąpić niezależnie od siebie.

Pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy obowiązuje odrębna definicja podróży służbowej. Jest ona zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, podróżą służbową dla tej grupy pracowników jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy oraz inne miejsce prowadzenia przez niego działalności, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały lub
   
• wyjazdu poza miejscowość, o której mowa wyżej, w celu wykonania przewozu drogowego.

Kierowca po wyjeździe "z bazy" jest więc w podróży służbowej. W przypadku podróży zagranicznej w pierwszej kolejności kierowca odbywa podróż krajową (w drodze za granicę), następnie podróż zagraniczną oraz ponownie podróż krajową, po przekroczeniu granicy w drodze powrotnej. Cały ten czas wlicza się do podróży służbowej kierowcy, niezależnie od tego, że w trakcie tej podróży mogą wystąpić okresy niewliczane do czasu pracy kierowcy (takie jak np. odpoczynki dobowe). Jak już bowiem wspomniano, rozliczenie podróży służbowej i ustalenie świadczeń delegacyjnych za podróż jest niezależne od rozliczenia czasu pracy i ustalenia przysługującego za tę pracę wynagrodzenia.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu kierowca przebywał w podróży zagranicznej 18 godzin. Z tego tytułu przysługuje mu jedna pełna dieta w wysokości przewidzianej dla państwa docelowego podróży - co wynika z § 13 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Poza tym kierowcy mogą przysługiwać diety za krajowe odcinki podróży, o ile będą one odpowiedniej długości (każdy z tych odcinków musi trwać co najmniej 8 godzin).

2) Zamierzamy zatrudnić pracownika na stanowisku kierowca - przedstawiciel handlowy. Miejsce wykonywania pracy będzie ustalone jako teren dwóch województw. Jaką definicję podróży służbowej powinniśmy stosować wobec tego pracownika: z Kodeksu pracy, czy z ustawy o czasie pracy kierowców?

Odpowiedź na zadane pytanie zależy od tego, jaki rodzaj pracy będzie przeważał w zatrudnieniu pracownika. W przypadku łączonego stanowiska pracy - kierowcy i innego stanowiska - trzeba bowiem wybrać między dwiema niezależnymi definicjami podróży służbowej, wynikającymi z Kodeksu pracy i z ustawy o czasie pracy kierowców.

Główny Inspektorat Pracy w opinii z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie odbywania podróży służbowych przez zatrudnionych na łączonych stanowiskach (znak: GPP-364-4560-96-1/10/PE/RP) uznał, że w przypadku określenia rodzaju pracy poprzez wskazanie dwóch stanowisk, do kompetencji pracodawcy należy rozstrzygnięcie, który rodzaj pracy ma przeważający charakter w ramach zatrudnienia danego pracownika. Jeśli pracodawca uzna, że przeważają w nim obowiązki kierowcy, podróże służbowe tego pracownika będą podlegać pod art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców. Jeśli jednak przeważające okażą się zadania np. przedstawiciela handlowego czy serwisanta, podróże służbowe tego pracownika należy ustalać zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.). Należy nadmienić, że jeżeli w omawianej sprawie przeważającą okazałaby się praca przedstawiciela handlowego, podróż służbowa będzie miała miejsce dopiero po przekroczeniu granic określonego w umowie stałego miejsca wykonywania pracy.