Rozliczanie nadgodzin i podróży służbowej kierowcy

1) Do transportu na potrzeby firmy i dostaw produktów do sklepów zatrudniam kierowców pracujących w okresie sezonu nawet do 13 godzin na dobę, na przykład w godzinach od 6 do 15 i od 17 do 21. Za pracę w godzinach popołudniowych nie płacę im żadnych dodatków, tylko udzielam w okresach przestojów w firmie z własnej inicjatywy wolnego od pracy w liczbie godzin równej liczbie przepracowanych nadliczbówek. Czy postępuję zgodnie z prawem?

Nie. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.) stanowi w art. 20, że praca kierowcy wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego kierowcę systemu i rozkładu czasu pracy, jest pracą w godzinach nadliczbowych.

Z pytania wynika, że u tego pracodawcy mamy prawdopodobnie do czynienia z systemem przerywanego lub mieszanego czasu pracy (art. 16 i 19 ww. ustawy). Niezależnie jednak od stosowanego systemu, pracodawcę wiążą przepisy o czasie pracy kierowców, dobie pracowniczej itp. Przypomnijmy tu pokrótce, że kierowca pracuje w nadgodzinach, jeżeli pracuje powyżej norm pracy: 8-godzinnej dobowej lub przeciętnie 40-godzinnej tygodniowej, albo powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (maksymalnie do 12 godzin na dobę), uregulowanego w art. 15 ww. ustawy.

Powyższa ustawa przewiduje w art. 20 wyższy od kodeksowego limit godzin nadliczbowych uzasadnianych szczególnymi potrzebami pracodawcy. Jest to 260, a nie 150 godzin w roku kalendarzowym. Zarówno art. 151 § 4 Kodeksu pracy, jak i omawiana ustawa w art. 20 ust. 3, przewidują możliwość ustalenia przez pracodawców większego limitu nadgodzin w roku.

Ustawa o czasie pracy kierowców nie reguluje zasad rekompensowania kierowcom pracy w godzinach nadliczbowych. Należy więc, na podstawie jej art. 4, stosować odpowiednie przepisy Kodeksu pracy, zwłaszcza art. 151¹-151² K.p. Z art. 151¹ K.p. wynika, że formą rekompensaty za pracę w nadgodzinach może być 50 lub 100% dodatek pieniężny wypłacany oprócz normalnego wynagrodzenia. W art. 151² Kodeks dopuszcza natomiast udzielenie za pracę w nadgodzinach czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze, ale wyłącznie wtedy, gdy o czas wolny w zamian za nadgodziny wnioskuje pracownik.

Dopuszczalne jest też udzielenie takiego czasu wolnego bez wniosku pracownika, ale w wymiarze o połowę wyższym od liczby przepracowanych nadliczbówek. W tym drugim przypadku czas wolny musi być udzielony do końca obowiązującego okresu rozliczeniowego. Należy nadmienić, iż w przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, pracownikowi przysługuje cały dzień wolny, niezależnie od liczby godzin pracy podjętej w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Chodzi przy tym o pracę w granicach normy dobowej. W razie jej przekroczenia, do godzin pracy powyżej normy stosuje się art. 151¹ i 151² K.p.

Z powyższego można wyciągnąć wniosek, że pytający narusza przepisy Kodeksu pracy o udzielaniu czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Udziela on go bowiem w niewłaściwej proporcji - 1:1 zamiast 1:1,5. Ponadto, jeżeli pracownik nie jest zatrudniony w tzw. mieszanym systemie czasu pracy (art. 19 ustawy o czasie pracy kierowców), który łączy elementy systemu równoważnego i przerywanego, tj. dopuszcza wprowadzenie przerwy w czasie pracy do 5 godzin oraz wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, to rozkład czasu pracy pracownika ustalony jest nieprawidłowo. W szczególności na jego podstawie dochodzi do planowania godzin nadliczbowych (przy założeniu, że pracownik nie pracuje w systemie mieszanym), co jest niedopuszczalne.

2) Kierowcy zatrudnieni w mojej firmie jeżdżą po terenie kilku województw w promieniu do 200 km od siedziby firmy. Jak i na podstawie jakich przepisów określić im czas delegacji (podróży służbowej) oraz miejsce pracy? Czy to jest stanowisko pracy kierowcy? Aktualnie w każdym przypadku przekroczenia 8 godzin pracy kierowcy "za kółkiem", wypłacam odpowiednią dietę; czy słusznie?

Wyjaśnienia wątpliwości Czytelnika należy szukać w art. 2 i 21a ustawy o czasie pracy kierowców. Pierwszy z przepisów zawiera w pkt 7 definicję podróży służbowej kierowcy: jest to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość stanowiącą jego siedzibę lub inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, oddziały oraz przedstawicielstwa, a także zadanie polegające na wyjeździe poza taką miejscowość w celu wykonania przewozu drogowego.

Wskazanie miejsca wykonywania pracy - zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy - jest obligatoryjnym elementem umowy o pracę. Można je określać różnie, np. jako siedzibę pracodawcy, czy też wskazując teren, w obrębie którego pracownik wykonuje swoją stałą pracę. W przypadku większości kierowców wydaje się celowe, aby w umowie o pracę wskazać teren działania przedsiębiorcy (województwo, powiat lub region) oraz dopisać, że każdorazowo to miejsce konkretyzowane będzie w poleceniu wyjazdu służbowego. Przywoływanie stanowiska pracy kierowcy (art. 2 pkt 4 ustawy o czasie pracy kierowców) nie jest tu przydatne. Ustawa wprowadziła to określenie dla innych celów, przede wszystkim - rozliczania czasu pracy kierowców.

Z kolei w art. 21a ustawa o czasie pracy kierowców stanowi, że kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów wykonywania zleconego zadania, ustalone na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 K.p. Zgodnie z tymi przepisami, warunki wypłacania takich należności pracownikom zatrudnionym poza sferą budżetową, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeżeli takowe dokumenty u pracodawcy nie obowiązują - w indywidualnych umowach o pracę. Wysokość diet nie może być niższa od aktualnie przysługujących w sferze budżetowej dla podróży krajowych. Wysokość tych diet została ustalona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) na poziomie 30 zł za dobę podróży. Jeżeli cała podróż trwa mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin należy się połowa diety, a za ponad 12 godzin podróży - przysługuje pełna dieta (§ 7 ww. rozporządzenia). Wspomniane w pytaniu 8 godzin w pierwszej dobie podróży służbowej uprawnia kierowcę do połowy diety. Należność z tytułu diet przysługuje za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zleconego zadania. Rozporządzenie w § 6 upoważnia pracodawcę do określenia w poleceniu wyjazdu służbowego miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej; może to być miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.