Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 3 (938) z dnia 20.01.2017

Ewidencja czasu pracy kierowcy prowadzącego własną działalność

Zamierzam założyć własną działalność gospodarczą, w ramach której będę świadczył na rzecz polskich podmiotów gospodarczych usługi kierowania pojazdem powierzonym. Czy jako kierowca samozatrudniony mam obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy?

Tak. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy przez kierowcę wykonującego przewozy w ramach własnej działalności gospodarczej wynika z art. 26d ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), który stanowi, że przedsiębiorcy, o których mowa w art. 1 pkt 1a ww. ustawy, prowadzą ewidencję czasu pracy. Przywołany art. 1 pkt 1a ustawy o czasie pracy kierowców stanowi, że wspomniana ustawa określa czas pracy przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe, w rozumieniu art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1907 ze zm.). Z kolei ta ustawa w art. 4 pkt 6a stanowi, że przewóz drogowy to m.in. transport drogowy lub niezarobkowy przewóz drogowy. Transport drogowy (krajowy lub międzynarodowy) jest natomiast zdefiniowany jako podejmowanie i wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie przewozu osób lub rzeczy pojazdami samochodowymi (w odniesieniu do transportu krajowego zarejestrowanymi w kraju), przy czym w przypadku transportu zagranicznego chodzi o przejazdy z przekroczeniem granicy kraju.

Jak wynika z powyższych regulacji, prowadzenie ewidencji czasu pracy dotyczy nie tylko kierowcy zatrudnionego w ramach stosunku pracy. Również osoba na tzw. "samozatrudnieniu", a więc posiadająca własną firmę, jest zobowiązana prowadzić taką ewidencję (obowiązek ten odnosi się również do osób nieposiadających własnej działalności, ale wykonujących przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych; w tym przypadku ewidencję prowadzi osoba lub podmiot zlecający przewozy).

Należy w tym miejscu podkreślić, że odwołanie się w art. 1 pkt 1a ustawy o czasie pracy kierowców do przewozu drogowego w rozumieniu ustawy o transporcie drogowym skutkuje tym, że zgodnie z art. 3 ust. 1 i 2 tej ostatniej ustawy, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie obejmie kierowców wykonujących m.in. przewóz drogowy w transporcie drogowym rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Przedsiębiorca osobiście wykonujący przewozy ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres dwóch lat po zakończeniu okresu nią objętego (art. 26e ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców).

Do przedsiębiorcy realizującego osobiście przewozy drogowe (oraz kierowcy zatrudnionego na podstawie umów cywilnoprawnych) stosuje się odpowiednio art. 25 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców. Przepis ten przewiduje kilka form prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Na jego podstawie pracodawca (w omawianej sytuacji - przedsiębiorca) prowadzi wspomnianą ewidencję w formie:

• zapisów na wykresówkach,
   
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
   
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
   
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
   
• rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa wyżej.

Z art. 25 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców nie wynika wprost, czy ewidencja czasu pracy kierowców powinna być prowadzona we wszystkich tych formach jednocześnie. Brak jest jednak podstaw do przyjęcia, że na pracodawcy (przedsiębiorcy) ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców łącznie we wszystkich wymienionych formach. Nie ma bowiem potrzeby, aby dublował on ewidencję czasu pracy i równolegle wykazywał te same dane w różnych formach w sposób ciągły, np. w postaci wykresówek oraz w postaci rejestru opracowanego na ich podstawie, albo w postaci rejestru opracowanego na podstawie wykresówek i równolegle w postaci klasycznej ewidencji czasu pracy.