Planowanie, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców

Kierowcy wykonują przewóz na potrzeby własne pracodawcy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Jak planować i ewidencjonować ich pracę, jeśli jeden z nich wykonuje jednocześnie zadania montera mebli?

Podstawową kwestią gwarantującą efektywne wykorzystanie czasu pracy jest dobór odpowiedniego systemu. W przypadku kierowców wykonujących przewóz rzeczy na obszarze Polski i poza jej granicami układanie dniówek roboczych na sztywno 8 godzin może okazać się nieracjonalne. Część zadań przewozowych wykonywanych lokalnie można bowiem zaplanować na mniej niż 8 godzin, a z kolei dłuższe, szczególnie zagraniczne trasy mogą wymagać wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, co u kierowców jest możliwe jedynie w ramach równoważnego lub mieszanego systemu czasu pracy.

Zaletą stosowania równoważnego czasu pracy jest brak obowiązku układania rozkładów pracy np. na najbliższy miesiąc, jak ma to miejsce w ramach systemu mieszanego (art. 19 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). Dla kierowców pracujących w równoważnym czasie pracy przy przewozie rzeczy harmonogramy czasu pracy mogłyby nie być układane (art. 15 ust. 6 w związku z art. 11 ust. 2a ustawy o czasie pracy kierowców), niemniej jednak taka sytuacja nie jest korzystna dla pracodawcy. W razie braku rozkładów, rozliczając czas pracy każde wykonywanie zadań w wymiarze do 12 godzin w dobie należy traktować jako pracę planową, a więc większość nadgodzin prowadzi do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, opłacanego 100% dodatkiem. W efekcie dużo większe korzyści występują w przypadku planowania pracy kierowców np. na najbliższy tydzień lub jedno zadanie przewozowe, co umożliwia w razie wystąpienia różnic między planem pracy, a wykonaniem wykazanie nadgodzin dobowych opłacanych zazwyczaj dodatkami w wysokości 50%. Dodatkową korzyścią jest to, że pracodawca dysponujący takimi rozkładami ma możliwość kontrolowania na bieżąco stopnia wykorzystania nominalnego czasu pracy, obliczonego dla okresu rozliczeniowego.

Przykład

Kierowcy (A i B) zatrudnieni w równoważnym czasie pracy wyjechali jednocześnie w 3-dniową trasę. W tym okresie pierwszy z nich, zgodnie z rozkładem, miał pracować 8 godzin w poniedziałek, 10 godzin we wtorek i 12 godzin w środę, a drugi nie miał ułożonego harmonogramu. Jeśli obydwaj pracowali w poniedziałek i we wtorek po 12 godzin, a w środę w wymiarze 13 godzin, to:

u kierowcy A wystąpi łącznie 7 nadgodzin dobowych odpowiednio 4 nadgodziny w poniedziałek, 2 nadgodziny we wtorek oraz 1 nadgodzina w środę, opłaconych normalnym wynagrodzeniem wraz z 50% dodatkami, o ile przypadały w porze dziennej,
u kierowcy B jako przekroczenie dobowe można wykazać tylko 1 godzinę pracy powyżej 12 godzin w środę, tym samym pozostałe godziny przekraczające wymiar spowodują naruszenie przeciętnej normy tygodniowej, które z końcem okresu rozliczeniowego będą wymagać rekompensaty 100% dodatkiem do normalnego wynagrodzenia.

Zwracamy uwagę! Zwolnienie z obowiązku układania rozkładów pracy w ramach systemu równoważnego obejmuje jedynie kierowców wykonujących przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób. Jeśli w zatrudnieniu drugiego z pracowników przeważają obowiązki montera mebli, podlega ono pod ogólne normy Kodeksu pracy (por. stanowisko GIP z 17 grudnia 2010 r. w sprawie odbywania podróży służbowych przez zatrudnionych na łączonych stanowiskach pracy; znak GPP-364-4560-96-1/10/PE/RP). W takich okolicznościach stosowanie systemu równoważnego wiązałoby się z koniecznością układania pracownikowi rozkładów czasu pracy na co najmniej miesięczne okresy i podawania ich do wiadomości z minimum tygodniowym wyprzedzeniem (art. 129 § 3 K.p.).

Wcześniej wobec kierowców wykonujących przewóz rzeczy stosowano system zadaniowy (art. 17 ustawy o czasie pracy kierowców). Nadal ma on swoje zalety pozwalając prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy, która nie musi zawierać informacji o liczbie godzin pracy w poszczególnych dobach, a jedynie o dniach pracy i rodzajach dni wolnych (art. 25 ust. 1a ustawy o czasie pracy kierowców). Ten sam efekt można jednak uzyskać wprowadzając kierowcom ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej.

Nazwanie systemu "zadaniowym" nie wyłącza przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych (por. wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 181/99, OSNP 2000/22/810). Przydział zadań powinien więc gwarantować, że przy dochowaniu zwyczajnej staranności pracownik ma możliwość ich wykonania w granicach norm czasu pracy (por. wyrok SN z 15 marca 2006 r., sygn. akt II PK 165/05, OSNP 2007/5-6/69). Ustalanie przydziału zadań przewozowych powinno odbywać się cyklicznie, przy czym w ich ramach kierowca samodzielnie decyduje o kolejności i czasie wykonania poszczególnych przewozów. Z uwagi na tę rozbieżność pomiędzy zasadami organizacji pracy w systemie zadaniowym, a realiami wymuszającymi wpływ pracodawcy na termin i kolejność realizacji poszczególnych przewozów, system zadaniowy w branży przewozowej jest zastępowany równoważnym czasem pracy.

Kierowców obowiązuje odrębna definicja podróży służbowej. Rozpoczyna się ona w momencie podjęcia - na polecenie pracodawcy - przewozu drogowego poza miejscowość, w której zlokalizowano siedzibę, filię, oddział lub przedstawicielstwo pracodawcy, względnie wyjazdu poza taką miejscowość w celu wykonania przewozu drogowego (art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców). Aby rozpocząć podróż służbową kierowca nie musi opuścić stałego miejsca pracy, czyli przeważnie obszaru, na którym stale się porusza w ramach obowiązków służbowych, ani wykonywać incydentalnego zadania różniącego się od jego codziennej pracy. Dla odmiany monter mebli - jako typowy pracownik mobilny wykonujący umówioną pracę głównie u klientów, którzy zakupili produkt pracodawcy - nie odbywa podróży służbowych poruszając się po obszarze stanowiącym jego miejsce pracy i wykonując zadania stanowiące typowy element jej świadczenia. Definicja podróży służbowej, która znajduje zastosowanie wobec pracowników innych niż kierowcy, wymaga opuszczenia stałego miejsca pracy w celu wykonania - na polecenie pracodawcy - incydentalnego zadania służbowego (art. 77⁵ § 1 K.p.). Tym samym, w przypadku przewagi obowiązków montera mebli, zadania wykonywane przez pracownika w opisanych warunkach, nie dają podstaw do wypłaty diet i innych świadczeń przyznawanych z tytułu delegacji.

Wybór przeważającego rodzaju pracy ma wpływ na zasady ewidencjonowania czasu pracy. Wobec kierowców ustawodawca dopuszcza prowadzenie ewidencji w formie:

zapisów na wykresówkach,
wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub
rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa wyżej.

Wzór ewidencji czasu pracy dostępny
jest w serwisie www.druki.gofin.pl

W przypadku kierowców obsługujących pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, ewidencją czasu pracy mogą być dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, czyli popularne wśród kierowców autobusów obsługujących linie regularne do 50 km i innych, których pojazdy nie muszą być wyposażone w tachograf, karty drogowe. Wadą stosowania takiej ewidencji jest to, iż karty drogowe są wytwarzane za każdy dzień pracy za kierownicą, a zatem zebrane z wymaganego okresu 3 lat zajmują dużo miejsca, a dodatkowo wynikające z nich informacje są znacznie bardziej szczegółowe, od gromadzonych w ramach ewidencji pracowniczej. Z uwagi na to wielu pracodawców decyduje się zastąpić ewidencję prowadzoną w formie innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanych czynności zwykłą ewidencją pracowniczą, tj. rejestrem opracowanym na podstawie danych z kart drogowych lub innej dokumentacji prowadzonej przez kierowców, potwierdzanej następnie przez dyspozytora lub bezpośredniego przełożonego. Indywidualna karta ewidencji kierowcy lub innego pracownika musi zawierać informacje o pracy w poszczególnych dobach, również wykonywanej w niedziele i święta, w porze nocnej obejmującej 8 godzin (z przedziału 21⁰⁰-7⁰⁰), świadczonej w nadgodzinach oraz w ramach dni wolnych, wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. W ewidencji należy ponadto wykazywać dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy - § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Ustawodawca nie narzuca wzoru tego dokumentu, tym niemniej z karty ewidencji muszą wynikać wszystkie wymienione informacje.

Zwracamy uwagę! W przypadku przewagi obowiązków kierowcy, obok ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek ewidencjonować odrębnie dla każdego pracownika wszelkie nieobecności w pracy - z podziałem na ich rodzaj i wymiar (art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców).

Przykład

Firma handlowa dostarcza towar do klientów zagranicznych i krajowych własnym transportem (pojazdy do 3,5 tony). W tym celu zatrudnia na podstawie umowy o pracę dwóch pracowników na stanowisku kierowcy, z tym że jeden z nich wykonuje jednocześnie zadania montera mebli.

Zakładając, że każdy wyjazd rozliczany jest jako podróż służbowa zagraniczna lub krajowa obydwu pracowników, to należy przyjąć, że w zatrudnieniu drugiego z kierowców, realizującego dodatkowo zadania montera mebli, przeważają obowiązki kierowcy. To zaś powoduje, że pracodawca ma prawo wybrać, czy jako ewidencję czasu pracy obydwu pracowników będzie przechowywał karty drogowe lub inną dokumentację, z której wynikać będą godziny pracy w poszczególnych dobach i rodzaj wykonywanych czynności. Alternatywą jest przetworzenie tych danych do postaci klasycznej karty ewidencji czasu pracy - jaką firma prowadzi dla pozostałych pracowników. Decydując o wyborze systemu czasu pracy warto sprawdzić w ewidencji czasu pracy za wcześniejsze okresy, na ile pracodawca korzysta z możliwości planowania dniówek dłuższych lub krótszych niż 8 godzin. W przypadku gdy ich liczba jest znacząca, warto rozważyć wprowadzenie systemu równoważnego i planowanie pracy np. na najbliższy tydzień.