Udzielanie czasu wolnego za pracę nadliczbową w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym

1) Od sierpnia br. w spółce obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Jak należy rozliczyć pracę w godzinach nadliczbowych przypadających we wrześniu br., w zamian za które zostanie udzielony czas wolny w październiku br. lub w listopadzie br.?

Praca po przekroczeniu normy dobowej, wynoszącej co do zasady 8 godzin albo przedłużonego wymiaru dobowego wynikającego z obowiązującego rozkładu (np. 12 godz. w tak zaplanowanej dniówce w systemie równoważnym) skutkuje wystąpieniem nadgodzin dobowych. Jeżeli spowoduje ona przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej (co do zasady 40 godz.), to wystąpią nadgodziny tygodniowe.

Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje normalne wynagrodzenie, a ponadto:

czas wolny na podstawie:

jednostronnej decyzji pracodawcy w relacji 1,5:1, udzielony do końca okresu rozliczeniowego, z zachowaniem gwarancji wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy,
wniosku pracownika w relacji 1:1 albo

dodatki do wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik, objęty systemem podstawowym i organizacją od poniedziałku do piątku, pracuje w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym (obecny rozpoczął się 1 sierpnia br. i będzie trwał do 31 października br.). Jest on wynagradzany stawką miesięczną. We wrześniu br. pracownik przepracował 10 nadgodzin dobowych.

Wariant 1 - pracodawca zdecydował, iż udzieli mu w zamian czasu wolnego.

Pracownikowi przysługuje 15 godzin wolnego, które powinny przypadać do końca października br. Pracodawca nie może z tego powodu obniżyć wynagrodzenia za normatywny czas pracy w miesiącu odbioru czasu wolnego, co ma nastąpić w październiku br.

Wariant 2 - pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie w zamian czasu wolnego, co zostało przez pracodawcę zaakceptowane.

Pracownik może odebrać czas wolny w dowolnie wybranym przez siebie okresie (np. w listopadzie br.). Za miesiąc, w którym wykorzysta czas wolny nie nabędzie prawa do wynagrodzenia za okres tej nieobecności.

Wariant 3 - pracodawca nie oznaczył czasu wolnego za nadgodziny, a pracownik nie wystąpił z wnioskiem o czas wolny.

Pracownikowi za przepracowane we wrześniu br. 10 godzin nadliczbowych przysługują dodatki do wynagrodzenia.

Państwowa Inspekcja Pracy Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy: "(...) Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 K.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu." (por. pismo Departamentu Prawnego GIP z 21 kwietnia 2009 r., znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP).

Ponadto jeżeli: "(...) czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normą, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego." (por. pismo PIP 2005 r., znak GNP-367-4560/05/PE).

W świetle przestawionych stanowisk, pracodawca z przykładu powinien zdecydować o formie rekompensaty nadgodzin do dnia wypłaty wynagrodzenia za wrzesień br. Przedstawione zasady pozwalają na zachowanie dyspozycji art. 80 zd. 1 i art. 85 § 1 K.p., zgodnie z którymi za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie, a jego wypłaty dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Przykład

Pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie otrzymał/otrzyma:

w wariancie 1: za wrzesień br. pełną stawkę miesięczną oraz 10 stawek godzinowych normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, natomiast za październik br. pełną stawkę miesięczną,
w wariancie 2: za wrzesień br. jak w wariancie 1, a za miesiąc, w którym odbierze czas wolny (np. w listopadzie br.), stawkę miesięczną pomniejszoną o 10 stawek godzinowych,
w wariancie 3: za wrzesień br. wynagrodzenie zasadnicze oraz 10 stawek normalnego wynagrodzenia za nadgodziny, powiększonego o 10 dodatków.

2) Czy jest możliwe odstąpienie od przeliczeń wskazanych w odpowiedzi na pytanie 1 i wypłata w miesiącu wystąpienia nadgodzin oraz odbioru czasu wolnego pełnej stawki miesięcznej?

Nie, gdyż uchybia to terminowi wypłat, a ponadto może zaniżać wysokość wynagrodzenia w skali dwóch miesięcy (w którym wystąpiły nadgodziny oraz w którym nastąpił odbiór czasu wolnego). Sygnalizujemy jednak, że część ekspertów, a także niektóre rozstrzygnięcia judykatury, w tym np. wyrok Sądu Najwyższego z 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09, M.P.Pr. 2010/7/375-381), dopuszczają rozwiązanie wskazane w pytaniu Czytelnika.