Ustalenie nadgodzin średniotygodniowych w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym

Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym? Jak ustalić wymiar czasu pracy pracownika, jeśli korzystał on z urlopu wypoczynkowego oraz odbierał dni wolne za pracę w niedziele?

Podstawą do poprawnego rozliczenia czasu pracy jest prawidłowe obliczenie wymiaru czasu pracy i uwzględnienie go w obowiązującym rozkładzie. Do niego odnosi się faktyczny czas pracy w okresie rozliczeniowym, co pozwala nie tylko ustalić liczbę przepracowanych nadgodzin, ale też prawidłowo je zakwalifikować jako przekroczenia dobowe lub średniotygodniowe. W przypadku 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami roku kalendarzowego, wymiar czasu pracy wynosi odpowiednio 512 godzin dla okresu styczeń - marzec 2023 r. (I kwartał), 488 godzin dla okresu kwiecień - czerwiec 2023 r. (II kwartał), 512 godzin dla okresu lipiec - wrzesień 2023 r. (III kwartał) oraz 488 godzin dla okresu październik - grudzień 2023 r. (IV kwartał). Warto jednak pamiętać, że nie są to wartości sztywne.

Ważne: Zgodnie z art. 130 § 3 K.p., wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym (pokrywającym się z kwartałem kalendarzowym) pracuje od poniedziałku do piątku. W okresie od stycznia do marca 2023 r. pracownik:

w styczniu przepracował 1 godzinę nadliczbową dobową, 2 godziny wykonywał pracę w sobotę, stanowiącą dzień wolny w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, za który nie udzielono dnia wolnego, 1 dzień (8 godz.) przebywał na urlopie wypoczynkowym; łącznie przepracował 163 godziny,
w lutym przepracował 4,5 nadgodziny dobowe oraz 1 dzień (8 godz.) przebywał na urlopie wypoczynkowym; łącznie przepracował 156,5 godziny,
w marcu został dwukrotnie wezwany do pracy w sobotę, przepracowując odpowiednio 3 i 4 godziny oraz w niedzielę na 5 godzin, za którą odebrał dzień wolny, 3 dni (24 godz.) przebywał na urlopie wypoczynkowym; łącznie przepracował 164 godziny (za soboty nie odebrał wolnego).

Aby obliczyć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, należało od 512 godzin wymiaru czasu pracy dla okresu rozliczeniowego przypadającego na styczeń - marzec 2023 r. odjąć 40 godzin (5 dni) urlopu wypoczynkowego. W efekcie wymiar czasu pracy tego pracownika w I kwartale 2023 r. wyniósł 472 godziny, a faktyczny czas pracy stanowiły 483,5 godziny (163 godz. w styczniu + 156,5 godz. w lutym + 164 godz. w marcu). W tej puli podlegały jednak uwzględnieniu dodatkowo 3 godziny z tytułu rekompensaty dniem wolnym pracy w niedzielę. Skoro pracownik w niedzielę przepracował 5 godzin, a w zamian pracodawca udzielił mu całego dnia wolnego (8 godz.), brakujące 3 godziny nie mogą kompensować innych nadgodzin wynikających z polecania pracy w wolne soboty. Dzień wolny był bowiem udzielony za pracę w niedzielę, więc 8 godzin rekompensuje 5 godzin pracy w niedzielę. Za cały ten dzień pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia, dlatego do dalszych obliczeń należało przyjąć, że faktyczny czas pracy w okresie rozliczeniowym to 486,5 godziny.

Ustalenie liczby nadgodzin średniotygodniowych odbywa się na zasadach wynikających z art. 151¹ § 2 K.p. Zgodnie z tym przepisem, 100% dodatek do normalnego wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej w art. 151¹ § 1 K.p. W praktyce oznacza to, że aby ustalić liczbę nadgodzin średniotygodniowych, od łącznej puli godzin nadliczbowych należy odjąć te, które wynikają z przekroczenia normy dobowej. Odnosząc to do danych z przykładu pracownik przepracował 486,5 godziny przy wymiarze obejmującym 472 godziny, co oznacza, że przekroczył wymiar o 14,5 godziny. W tej puli 5,5 godziny to nadgodziny dobowe, więc jako nadgodziny średniotygodniowe należy kwalifikować pozostałe 9 godzin. To dokładnie tyle, ile przepracował w wolne soboty w styczniu i marcu 2023 r. (2 godz. + 3 godz. + 4 godz.), co potwierdza utrwalony pogląd, że praca w wolną sobotę w wymiarze niższym lub równym normie dobowej (8 godz.) skutkuje przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Zwracamy uwagę! Fakt naliczenia i wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w wolne soboty nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za wykroczenie, jakim jest nieoddanie dnia wolnego w terminie uzgodnionym z pracownikiem i wynikające z tego naruszenie zasady planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy. Jeśli pracodawcy można przypisać winę - gdy oddanie dni wolnych za soboty nie było obiektywnie niemożliwe - musi się liczyć z mandatem w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.