Postać ewidencji czasu pracy oraz potwierdzanie zawartych w niej danych

1) Czy ewidencja czasu pracy może, tak jak dotychczas, być prowadzona w postaci elektronicznej?

W stanie prawnym obowiązującym do końca ubiegłego roku karta ewidencji czasu pracy (taką nazwę nosił ten dokument) nie wchodziła w skład dokumentacji podlegającej przechowywaniu. Zalecany 3-letni okres jej archiwizowania wynikał jedynie z wykładni doktrynalnej, która brała pod uwagę instytucję przedawnienia roszczeń. Obecnie dokument pod nazwą "ewidencja czasu pracy" stanowi część zbioru "Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy", który z kolei wchodzi w poczet "Dokumentacji pracowniczej" jako całości, która powinna być przechowywana przez cały okres zatrudnienia oraz zarchiwizowana po jego zakończeniu (art. 94 pkt 9b K.p. oraz § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Tym samym powstał obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy w takiej postaci w jakiej przechowuje się pozostałą dokumentację pracowniczą. Stosownie do art. 94 pkt 9a K.p., pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) w postaci papierowej lub elektronicznej.

Należy przyjąć, że pracodawca możne prowadzić ewidencję w dokumencie elektronicznym, pomimo że pozostałą dokumentację będzie prowadził w postaci papierowej, o ile na bieżąco będzie ona drukowana i przechowywana wraz z innymi dokumentami ze zbioru.

2) Czy pracownik musi podpisywać i tym samym potwierdzać dane zamieszczone w ewidencji?

Nie istnieje taki wymóg i to pomimo jej szczególnego przeznaczenia. W myśl art. 149 K.p., ewidencja jest prowadzona do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Zabezpieczeniem jej prawidłowości jest obowiązek pracodawcy udostępniania tego dokumentu na każde żądanie pracownika. Wglądu do ewidencji może także zażądać Państwowa Inspekcja Pracy jako organ zobowiązany/ /uprawniony do nadzoru/kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym z zakresu czasu pracy.

W praktyce dane objęte ewidencją pobiera się z dokumentów pomocniczych (np. list obecności, kart zegarowych, kart pracy, wniosków o urlop, zaświadczeń i oświadczeń) oraz informacji bezpośrednich przełożonych albo innych osób upoważnionych. Następnie nanosi się je w dokumencie, wykorzystuje do celu obliczenia wynagrodzenia, po czym przechowuje w wymagany prawem sposób. Dodajmy, że niektóre dokumenty pomocnicze także należą do zbioru podlegającego przechowywaniu (m.in. wnioski o urlop czy okolicznościowe zwolnienie od pracy).