Czas pracy i urlopy w zadaniowym systemie czasu pracy

Zadaniowy system czasu pracy jest jednym z bardziej elastycznych sposobów organizacji pracy. Stosuje się go w razie realizowania zadań służbowych poza zwykłym rytmem zakładu pracy, gdy ewidencja i kontrola wykorzystania czasu pracy przez pracownika jest utrudniona lub niemożliwa. Jednak nawet w takim systemie należy rozliczać czas pracy oraz zapewnić pracownikowi urlopowy wypoczynek.

System przydatny w terenie

System zadaniowy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (art. 140 K.p.). Przy czym system zadaniowy w danym zakładzie pracy można zastosować, tak jak większość innych systemów, dopiero po uwzględnieniu go w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie posiada przepisów zakładowych.

W praktyce system zadaniowy wprowadza się w odniesieniu do pracowników, którzy w większości pracują "w terenie", np. przedstawicieli handlowych. W przypadku wykonywania pracy mobilnej trudniej jest bowiem wykonywać pracę w sztywno określonym przedziale czasowym. Pracodawca ma też realnie mniejszą możliwość kontroli czasu pracy. Natomiast gdy pracownik ma stacjonarne stanowisko pracy oraz możliwość wykonywania pracy na tym stanowisku w określonych godzinach (rozkładzie), wprowadzenie systemu zadaniowego jest mało zasadne.

Zakres zadań w granicach normy

W systemie zadaniowym pracodawca - w porozumieniu z pracownikiem - ustala czas niezbędny do wykonania przez pracownika powierzonych mu zadań. Powinny być one tak ustalone, aby były obiektywnie możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy określonych w art. 129 K.p. Planowanie pracy w systemie zadaniowym odbywa się więc z uwzględnieniem norm wynoszących zasadniczo 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Jeśli zakres zadań w systemie zadaniowym jest ustalony prawidłowo, tj. mieści się w granicach wspomnianych norm, przyjmuje się, że pracownik pracuje w ramach tych norm, w związku z czym nie występują nadgodziny. Mogą one jednak zaistnieć, jeżeli ilość zadań będzie obiektywnie niemożliwa do wykonania w 8 godzinach pracy na dobę i przeciętnie 40 na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Wówczas każda godzina pracy podjęta przez pracownika w celu wykonania zadań przekraczających normy będzie godziną nadliczbową (patrz ramka). Także powierzenie pracownikowi dodatkowych, nieustalonych wcześniej zadań, bez pomniejszenia puli dotychczasowych, może skutkować nadgodzinami.

W omawianym systemie pracodawca nie ustala rozkładu czasu pracy. To pracownik decyduje, w jakich dniach i w jakich godzinach wykona wyznaczone mu zadania. W tym kontekście nie ma znaczenia, o której godzinie pracownik rozpocznie pracę (rozpocznie dobę pracowniczą). Nie jest też istotne, czy ma to miejsce w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Nawet jeśli pracownik realnie podejmie pracę w takim dniu, pracodawca nie będzie miał obowiązku udzielenia mu za nią innego dnia wolnego.

Urlopy według przyjętego grafiku

Jak już wspomniano, cechą charakterystyczną systemu zadaniowego jest brak odgórnie ustalonego rozkładu czasu pracy. Może to powodować trudności w praktycznym zastosowaniu ogólnych regulacji dotyczących udzielania urlopów wypoczynkowych, w tym art. 154² § 1-2 K.p. Zgodnie z tym przepisem urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden jego dzień odpowiada zasadniczo 8 godzinom pracy.

Ponieważ w omawianej organizacji pracy pracownik zazwyczaj wykonuje obowiązki przez dowolną liczbę godzin, nie jest wiadome, ile godzin przepracowałby w dniu urlopu. W celu rozliczenia urlopu wypoczynkowego w systemie zadaniowym przyjmuje się więc hipotetyczny rozkład czasu pracy, zakładając, że każdy dzień roboczy odpowiada 8 godzinom.

W razie zatrudnienia na część etatu - w takiej sytuacji pracownika obowiązują te same normy czasu pracy co przy pełnym etacie, ale niższy wymiar czasu pracy - pracodawca w celu udzielenia urlopu również powinien ustalić dla tego pracownika hipotetyczny rozkład czasu pracy. Najlepiej, aby miał on równą liczbą godzin pracy w każdym dniu roboczym, np. przy pracy na pół etatu można ustalić 4 godziny pracy na dzień, w dniach od poniedziałku do piątku. Z godzinowej puli urlopu za każdy dzień urlopowego wypoczynku zostaną wówczas odliczone 4 godziny.

Należy nadmienić, że pracodawca, udzielając urlopu w systemie zadaniowym, powinien odpowiednio zmniejszyć liczbę zadań, które miał wykonać pracownik, zarówno pełnoetatowy, jak i niepełnoetatowy, w miesiącu korzystania z urlopu.

"Pracownik powinien udowodnić lub co najmniej wykazać z dużym prawdopodobieństwem, że w określonych dniach pracował w konkretnej i możliwej do weryfikacji liczbie nadgodzin. Ponadto powinien wykazać, że praca w nadgodzinach odbywała się co najmniej za dorozumianą zgodą pracodawcy".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 września 2019 r., sygn. akt II PK 172/18

"(...) Pracownik objęty takim rodzajem czasu pracy (systemem zadaniowym - przyp. red.) samodzielnie organizuje sobie pracę i kształtuje swój rozkład czasu pracy, a więc wyznacza początek i koniec dnia pracy, a wymiar jego zadań powinien być tak ustalony przez pracodawcę, aby pracownik mógł je wykonać w normach czasu pracy określonych w art. 129 K.p. Wyznaczenie pracownikowi zadań, których wykonanie nie jest możliwe w normalnym czasie pracy, jest równoznaczne ze świadczeniem pracy w czasie przekraczającym normy czasu pracy i nie wyłącza roszczenia o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (...)".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 24/15

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)