Zasady ustalania harmonogramów czasu pracy

Pracownicy mogą pracować w stałym lub zmiennym rozkładzie czasu pracy, co zależy od organizacji pracy przyjętej przez pracodawcę. Dla pracujących w zmiennych rozkładach konieczne jest sporządzanie indywidualnych harmonogramów czasu pracy, uwzględniających normy czasu pracy, odpoczynki oraz wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym.

Rozkłady czasu pracy

Rozkład czasu pracy określa plan pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym. Wskazuje on dni pracy danego pracownika, z podaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, a także określa dni wolne od pracy, w tym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Rozkłady czasu pracy sporządza się w oparciu o obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 3 K.p. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc. Pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi taki rozkład czasu pracy przynajmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony. Przy czym zgodnie z art. 129 § 4 K.p., nie ma konieczności sporządzenia rozkładu czasu pracy, jeżeli:

rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o czasie pracy albo z umowy o pracę,
w porozumieniu z pracownikiem pracodawca ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych mu zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z obowiązujących pracownika norm; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Wymiar czasu pracy podstawą planowania

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, tzw. dni wystających, a następnie
obniżając wymiar czasu pracy o 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.

Mowa o tym w art. 130 K.p.

Dla Prenumeratorów GOFIN

Wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach rozliczeniowych dostępny w serwisie www.wskazniki.gofin.pl »

W przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu ustalony w podany sposób wymiar czasu pracy obniża się proporcjonalnie do wielkości tego etatu.

Należy zaznaczyć, że podany sposób obliczania wymiaru czasu pracy stosuje się do ogółu zatrudnionych, z wyjątkiem pracujących w ruchu ciągłym, których obowiązują regulacje odrębne zawarte w art. 138 § 3 K.p.

Sporządzanie harmonogramów

Organizatorem czasu pracy pracowników w firmie jest pracodawca. To on określa systemy i rozkłady czasu pracy. W przypadku zmiennych rozkładów sporządza też harmonogramy czasu pracy.

Przy sporządzaniu harmonogramów czasu pracy pracodawca uwzględnia obowiązujący pracownika w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy. W harmonogramie wskazuje dni pracy, z wyznaczeniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, a także dni wolne należne z innych tytułów, np. za pracę w niedzielę czy święto. Sporządzone grafiki muszą uwzględniać zapewnienie pracownikowi obowiązkowych okresów odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Pracownik w każdej dobie ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 § 1 K.p.). Przepis gwarantujący taki odpoczynek w ramach danej doby pracowniczej nie obejmuje jednak swoim zakresem:

pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
pracowników biorących udział w akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

W tych dwóch przypadkach pracownikowi przysługuje, w okresie rozliczeniowym, równoważny okres odpoczynku (art. 132 § 3 K.p.).

Pracownikowi w każdym tygodniu przysługuje prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 § 1 K.p.). Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę, choć w przypadkach wykonywania pracy dozwolonej w niedzielę może on przypadać w innym dniu. Przy czym niektóre grupy zatrudnionych mogą mieć skrócony okres odpoczynku tygodniowego, do nie mniej niż 24 godzin. Dotyczy to pracowników zarządzających, biorących udział w akcji ratowniczej i pracujących na zmiany (w przypadku przejścia na inną zmianę zgodnie z rozkładem).

W firmach, w których praca jest wykonywana również w niedziele, harmonogramy czasu pracy pracowników pracujących w niedziele powinny zawierać przynajmniej raz na 4 tygodnie niedzielę wolną od pracy (art. 151¹² K.p.). Powołana regulacja nie precyzuje w jaki sposób pracodawca powinien dokonać wyznaczenia raz na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy. Możliwe są więc różne warianty. W kwestii wyznaczania raz na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z dnia 4 sierpnia 2009 r., znak GPP-459-4560-49/09/PE/RP (patrz ramka).

"Zgodnie z art. 151¹² K.p. pracujący w niedziele (poza wyjątkiem określonym w art. 144 K.p.) powinien korzystać co najmniej raz na cztery tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Wynika z tego, że zatrudniający pracownika w niedzielę w sytuacjach przewidzianych art. 151¹⁰ K.p. musi udzielić mu co najmniej jednej wolnej niedzieli w ciągu każdych czterech następujących po sobie tygodni. Art. 151¹² K.p. nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy.

(...) niedziela wolna od pracy powinna być z góry ustalona przez pracodawcę w rozkładzie czasu pracy. Ten, kto nie przestrzega tego obowiązku, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 5 K.p.).

Wymóg zapewnienia wolnej niedzieli co najmniej raz na cztery tygodnie nie dotyczy jedynie wykonujących pracę w tzw. systemie weekendowo-świątecznym (...)".

Stanowisko GIP z dnia 4 sierpnia 2009 r., znak GPP-459-4560-49/09/PE/RP

Pracownikowi, który wykonywał pracę w niedzielę lub święto, pracodawca, na podstawie art. 151¹¹ § 1 i 2 K.p., jest obowiązany zapewnić:

za pracę w niedzielę - inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe, to do końca okresu rozliczeniowego,
za pracę w święto - inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego.

Jeżeli udzielenie dnia wolnego w podanych terminach nie jest możliwe, pracownik nabywa prawo do 100% dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w święto lub w niedzielę.

Ponadto w systemach czasu pracy, które przewidują rozkład obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom należy zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przypadających w tym okresie (art. 147 K.p.).

W przypadku gdy w firmie stosowane są dłuższe niż miesięczne okresy rozliczeniowe, dopuszczalne jest, aby liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach takiego okresu różniła się od nominalnego wymiaru czasu pracy, ale łącznie musi odpowiadać wymiarowi czasu pracy ustalonemu dla tego okresu rozliczeniowego.

Harmonogramy czasu pracy najczęściej sporządza się wtedy, gdy pracownicy świadczą pracę w zmiennych rozkładach lub gdy następują przejścia na inne zmiany.

Przykład 1

W firmie pracownicy wykonują pracę w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku po 8 godzin w systemie dwuzmianowym. Pierwsza zmiana przypada na godziny od 6⁰⁰ do 14⁰⁰, a druga od 14⁰⁰ do 22⁰⁰. Przechodzenie na inną zmianę odbywa się co kilka dni, a pracownicy przynajmniej raz w tygodniu mają wyznaczoną inną zmianę w pracy. Pracowników obowiązują jednomiesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy. Firma ze względu na liczebność załogi informacje o stosowanych systemach i rozkładach czasu pracy podaje w obwieszczeniu o czasie pracy.

Z uwagi na stosowanie systemu zmianowego i wykonywanie przez pracowników pracy po kilka dni na jednej zmianie, a następnie przejście na inną zmianę, wymagane jest sporządzanie przez pracodawcę comiesięcznych rozkładów czasu pracy dla pracowników.

Przykład 2

Pracodawca stosuje w zakładzie dla pracowników fizycznych 12-miesięczny okres rozliczeniowy, a dla pracowników administracyjnych 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, licząc od stycznia. Wszyscy pracownicy pracują od poniedziałku do piątku po 8 godzin, w stałych godzinach rozkładowych. Postanowienia w kwestii stosowanych w zakładzie rozkładów czasu pracy zamieszczono w regulaminie pracy.

Ponieważ rozkłady czasu pracy wszystkich pracowników wynikają z przepisów prawa pracy i są stałe, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania dla nich indywidualnych rozkładów.

Przykład 3

Pracownik świadczy pracę na pełny etat w systemie równoważnym pozwalającym na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Przy czym przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Praca w zakładzie jest wykonywana przez 7 dni w tygodniu. Pracownika obowiązują miesięczne okresy rozliczeniowe. Przysługują mu nieprzerwane odpoczynki: dobowy wynoszący co najmniej 11 godzin i tygodniowy wynoszący co najmniej 35 godzin. Ponadto raz na 4 tygodnie ma on prawo do niedzieli wolnej od pracy.

Przykładowy harmonogram czasu pracy pracownika na listopad 2023 r., w którym obowiązuje wymiar czasu pracy wynoszący 160 godz.:

Listopad 2023 r.
okres	1 tydzień							2 tydzień
dzień	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
dzień	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt
od		6	6	6	6			W5	7	7	7			Wś
do		16	16	16	16	W5	Wn		19	19	19
godz.		10	10	10	10				12	12	12