Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (1180) z dnia 10.10.2023

Wykazywanie dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy w informacji o warunkach zatrudnienia

Zatrudniamy pracownika na 1/2 etatu w podstawowym systemie czasu pracy. Pracuje on po 8 godzin dziennie w dni wyznaczone w grafiku (czasami zdarza się, że pracodawca wyznacza mu dodatkowo krótszą dniówkę roboczą, 4-godzinną, w celu dopracowania wymiaru). W umowie o pracę pracownik ten ma wyznaczony limit godzin, po przepracowaniu którego ma prawo do dodatku jak za nadgodziny, na poziomie 35 godzin. W jaki sposób wykazać wymiar dobowy i tygodniowy tego pracownika w informacji o warunkach zatrudnienia?

Jednym z obowiązków pracodawcy związanym z zatrudnieniem pracownika jest przygotowanie i przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 K.p. W stanie prawnym obowiązującym do 25 kwietnia 2023 r., pracodawca musiał w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę poinformować pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku ustalenia regulaminu pracy (tj. zatrudniał poniżej 50 pracowników), informował również o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, a także o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wskazany zakres tematyczny informacji o warunkach zatrudnienia uległ znacznemu rozszerzeniu od 26 kwietnia 2023 r. z uwagi na nowelizację Kodeksu pracy wprowadzoną na mocy ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 641). Po jej wejściu w życie w informacji dodatkowej znalazło się o wiele więcej zapisów niż poprzednio, w tym dotyczący obowiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy (art. 29 § 3 pkt 1 lit. b) K.p.). W odniesieniu do tego punktu sygnalizowane były wątpliwości co do sposobu przedstawienia danych o wymiarze czasu pracy, zwłaszcza w sytuacji, gdy jest on zmienny.

Należy w tym miejscu nadmienić, że dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, który należy wskazać w informacji o warunkach zatrudnienia (zwanej niekiedy informacją dodatkową), nie jest tożsamy z dobową i tygodniową normą czasu pracy. Normy czasu pracy i wymiary czasu pracy to odrębne pojęcia.

Normy czasu pracy wyznaczają maksymalny pułap obciążenia pracą w odniesieniu do doby, tygodnia (w rozumieniu Kodeksu pracy) i okresu rozliczeniowego. Z tego względu mają one charakter uniwersalny i są takie same dla pełnego i niepełnego etatu (normy czasu pracy dotyczące ogółu pracowników określone są w art. 129 § 1 K.p.). Wymiar czasu pracy to natomiast liczba godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym, ustalona zgodnie z art. 130 K.p., proporcjonalnie do wymiaru etatu danego pracownika (tzw. nominalny wymiar czasu pracy). Ten nominalny wymiar czasu pracy powinien być "rozpisany" w rozkładzie czasu pracy obowiązującym pracownika na konkretną liczbę godzin pracy w danym dniu (wymiar dobowy) i tygodniu (wymiar tygodniowy). Przy czym wymiar tygodniowy ustalany jest przeciętnie, tj. w ramach przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i okresu rozliczeniowego, którym pracownik jest objęty.

W informacji o warunkach zatrudnienia należy podać zarówno normy, jak i wymiar czasu pracy obowiązujący danego pracownika. O ile wskazanie norm czasu pracy nie przysparza na ogół większych trudności, o tyle podanie obwiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy może być problematyczne. Trudności mogą pojawić się zwłaszcza w przypadku, gdy wymiary te nie są stałe w skali dnia i tygodnia. Takie sytuacje mogą pojawiać się w systemach dopuszczających przedłużenie wymiaru dobowego powyżej 8 godzin, przy równoczesnym bilansowaniu takiego przedłużonego wymiaru dobowego krótszym wymiarem dobowym w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Chodzi tu głównie o równoważny system czasu pracy. Również w przypadku pracownika niepełnoetatowego mogą się zdarzyć rozkłady czasu pracy przewidujące różną liczbę godzin pracy w wyznaczonych dniach roboczych.

W powyższych przypadkach - tj. przy rozkładach czasu pracy przewidujących różną liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach roboczych - można, zdaniem redakcji, rozważyć podanie w informacji o warunkach zatrudnienia danych o wymiarze dobowym i tygodniowym w ten sposób, że wskazany zostanie przedział godzin, w którym będą się mieścić te wymiary. Taki sposób przedstawienia wymiaru dobowego i tygodniowego można zastosować m.in. w równoważnym systemie czasu pracy oraz przy zatrudnieniu niepełnoetatowym, w którym pracownik nie ma "sztywnego" rozkładu.

W kontekście problemu zasygnalizowanego w pytaniu należy jeszcze nadmienić, że wskazanie w umowie o pracę pracownika niepełnoetatowego liczby godzin pracy ponad obowiązujący pracownika wymiar niepełnego etatu, której przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za nadgodziny (art. 151 § 5 K.p.), nie ma wpływu na omawiany zapis w informacji o warunkach zatrudnienia.