Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 8 (626) z dnia 10.04.2025

Wydłużenie okresu rozliczeniowego z jedno- do sześciomiesięcznego

Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę przechodząc z 1-miesięcznego na 6-miesięczny okres rozliczeniowy?

Wydłużenie okresu rozliczeniowego z 1-miesięcznego na 6-miesięczny jest możliwe w każdym systemie czasu pracy, o ile jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, a pracodawca zachowa ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 K.p.). Dłuższy np. 6-miesięczny okres rozliczeniowy wprowadza się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia jego treść z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854 ze zm.), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 K.p.).

Warto pamiętać, że pracodawca ma obowiązek przekazania kopii porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, o którym mowa wyżej, właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Dłuższe okresy rozliczeniowe pozwalają planować pracę w ramach tzw. "nierównomiernego" rozkładu czasu pracy. Dają one bowiem możliwość planowania większej (niż miesięczny nominał) liczby godzin pracy w miesiącach zwiększonego zapotrzebowania na pracę, przy jednoczesnym planowaniu mniejszej liczby godzin pracy (poniżej miesięcznego nominału) w okresach, gdy zapotrzebowanie na pracę jest mniejsze, a nawet nieplanowaniu w danym miesiącu godzin pracy. Z uwagi na to, decydując się na przedłużenie okresu rozliczeniowego, pracodawcy powinno zależeć na jego umiejscowieniu w konkretnym czasie tak, aby w ramach 6 miesięcy występowały zarówno okresy szczytu zapotrzebowania na pracę, jak i okresy jej mniejszego natężenia. Pozwoli mu to skutecznie bilansować czas pracy.

Przepisy nie zabraniają, aby okres rozliczeniowy przypadał na przełomie miesięcy, jednak zmiany okresu rozliczeniowego z 1-miesięcznego na 6-miesięczny najlepiej dokonać z początkiem danego miesiąca, a nie w jego trakcie. Wówczas pracodawca nie skraca (1-miesięcznego) okresu rozliczeniowego bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, od którego będzie obowiązywał nowy - dłuższy okres, co wywołałoby konsekwencje chociażby w konieczności przeliczenia obowiązującego w tym skróconym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy.

Decydując się na przedłużenie okresu rozliczeniowego warto wziąć pod uwagę uprzednie dostosowanie obowiązującego u pracodawcy systemu wynagradzania. Zgodnie bowiem z art. 129 § 5 K.p., jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.

W 6-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od 1 kwietnia do 30 września 2025 r., pełnoetatowemu pracownikowi zatrudnionemu w systemie równoważnym pracodawca zaplanował pracę w następujący sposób: w kwietniu, maju, czerwcu i lipcu - po 200 godzin, w sierpniu - 208 godzin, a we wrześniu - 0 godzin. Łącznie w okresie tym zaplanował 1008 godzin, co odpowiada obowiązującemu wymiarowi (40 godz. x 26 tyg. + 8 godz. x 1 dzień - 8 godz. x 5 świąt).

Zakładając, że pracownik jest zatrudniony za wynagrodzeniem godzinowym w wysokości 30,50 zł i wypracuje cały zaplanowany wymiar, pracownik otrzyma odpowiednio: za kwiecień, maj, czerwiec i lipiec - 6.100 zł (200 godz. x 30,50 zł), a za sierpień - 6.344 zł (208 godz. x 30,50 zł). Z kolei za wrzesień będący miesiącem, w którym pracownik nie będzie miał obowiązku wykonywania pracy, pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż płaca minimalna.

Zakładając natomiast, że pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości płacy minimalnej (4.666 zł), za każdy z tych miesięcy jego wynagrodzenie wyniesie 4.666 zł.

Możliwości w zakresie "elastycznej" organizacji czasu pracy, szczególnie w połączeniu dłuższego okresu rozliczeniowego z systemem równoważnym mogą powodować "komplikacje", gdyby pracodawca zamierzał planować pracę wszystkim pracownikom z identycznym natężeniem w poszczególnych miesiącach. Jeśli stosunek pracy danych pracowników będzie trwał tylko przez część tego okresu rozliczeniowego (zawarcie umowy lub jej rozwiązanie w jego trakcie), spowoduje to konieczność obliczenia dla tych pracowników odrębnie wymiaru czasu pracy obowiązującego w części "skróconego" okresu rozliczeniowego. Zaniechanie tego mogłoby prowadzić do planowania nadgodzin (co jest niedozwolone) lub niedopracowania wymiaru. O ile w przypadku zatrudniania pracowników w trakcie okresu rozliczeniowego pracodawca może się na to odpowiednio wcześniej przygotować, to rozwiązanie umowy w trakcie 6-miesięcznego okresu rozliczeniowego może spowodować, że w kontekście rozliczenia czasu pracy pracodawca niejako stanie przed faktem dokonanym. W obydwu przypadkach zastosowanie ma art. 151⁶ K.p. nakazujący obliczenie wymiaru czasu pracy dla części okresu rozliczeniowego, w ramach której strony łączył stosunek pracy. Jeśli odniesienie zaplanowanego czasu pracy do obowiązującego wymiaru wykaże, że pracownik przekroczył normy czasu pracy, spowoduje to konieczność zapłaty wynagrodzenia z dodatkiem za powstałe nadgodziny, gdyż nie będzie już możliwości zbilansowania czasu pracy. Zakładając ścisłą realizację grafiku, wszystkie przekroczenia stanowić będą nadgodziny średniotygodniowe (ustala się je z upływem okresu rozliczeniowego), opłacane 100% dodatkiem do normalnego wynagrodzenia.

Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu. Dodatkowo zakładamy, że pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 4.666 zł i że w dniu 29 sierpnia br. dopuści się czynu skutkującego zwolnieniem dyscyplinarnym (art. 52 § 1 pkt 1 K.p.). W tych okolicznościach obowiązkiem pracodawcy będzie obliczenie wymiaru czasu pracy dla okresu, w którym strony wiązał stosunek pracy. Wyniesie on 832 godziny (40 godz. x 21 tyg. + 8 godz. x 4 dni - 8 godz. x 5 świąt).

Skoro pracownik przed rozwiązaniem umowy wypracuje 1.008 godzin (zaplanowanych), to przekroczy obowiązujący go wymiar o 176 godzin, za które będzie miał prawo do normalnego wynagrodzenia wraz ze 100% dodatkiem.

Dodatkowe koszty mogą również wystąpić w sytuacji odwrotnej i wynikać z niepełnego wykorzystania wymiaru czasu pracy. Jeśli pracodawca z ostatniego przykładu zatrudniłby nowego pracownika od 1 sierpnia 2025 r. i zaplanowałby mu pracę tak jak pozostałym pracownikom (208 godz. pracy w sierpniu i 0 godz. we wrześniu), doszłoby do niedopracowania wymiaru, gdyż z 336 godzin (40 godz. x 8 tyg. + 8 godz. x 3 dni - 8 godz. x 1 święto) przypadających do przepracowania w skali obowiązującego tego pracownika skróconego - 2-miesięcznego okresu rozliczeniowego (sierpień-wrzesień 2025 r.), przepracowałby on zaledwie 208 godzin, czyli o 128 godzin za mało.