Gazeta Podatkowa nr 7 (1673) z dnia 23.01.2020

Ewidencja czasu pracy w formie uproszczonej

W odniesieniu do niektórych pracowników ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej. Dotyczy to osób objętych zadaniowym czasem pracy, należących do kadry zarządzającej oraz otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach. Uproszczenie ewidencji czasu pracy nie oznacza jednak zwolnienia z prowadzenia dokumentacji z zakresu czasu pracy.

Klasyczna ewidencja czasu pracy

Podstawowym aktem prawnym określającym zakres dokumentacji dotyczącej czasu pracy jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. To rozporządzenie w sposób szczegółowy wskazuje, jakie informacje powinny być zamieszczane w ewidencji czasu pracy (tzw. karcie ewidencji czasu pracy) oraz jakie dokumenty, poza wspomnianą ewidencją, składają się na dokumentację z zakresu ewidencjonowania czasu pracy.

Jak wynika z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia dokumentacyjnego, w karcie ewidencji czasu pracy należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Konieczne jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Ponadto trzeba wykazywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, miejsce jego odbywania i liczbę godzin dyżuru. W przypadku dni wolnych, rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).

Dokumentacja poza kartą

Karta ewidencji czasu pracy, choć bardzo istotna dla prawidłowego ustalenia czasu pracy, jest tylko jednym z elementów dokumentacji z zakresu ewidencjonowania czasu pracy. Poza nią na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia dokumentacyjnego wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo: wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy zwolnienia na dziecko do lat 14, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy czy zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy. Należy nadmienić, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (m.in. wnioski urlopowe) nie należą do ewidencji czasu pracy, w związku z tym powinny być przechowywane osobno. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego stanowią one inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, gromadzoną odrębnie od dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Mniej danych w karcie

W większości przypadków karta ewidencji czasu pracy prowadzona jest w klasycznej formie, tj. w zakresie wymaganym przez § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia dokumentacyjnego. Informacje o godzinie rozpoczynania i kończenia pracy oraz o liczbie przepracowanych godzin to typowe dane wykazywane w tej karcie. Dla niektórych grup pracowników taki szczegółowy zakres informacji nie jest jednak wymagany. Jak już wspomniano, w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach, ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie uproszczonej (art. 149 § 2 K.p.). Uproszczenie ewidencji w przypadku tych pracowników polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. W tym zakresie regulacje rozporządzenia dokumentacyjnego, przewidujące wymóg ewidencjowania godzin pracy, nie mają zastosowania. Pracodawca nie może jednak z tego ułatwienia wywodzić błędnego wniosku, że jest zwolniony z pozostałych wymogów związanych z prowadzeniem karty ewidencji czasu pracy oraz innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy (patrz orzecznictwo w ramce). Nawet przy uproszczonej ewidencji czasu pracy pracodawca jest zobowiązany wykazywać pozostałe (tj. poza godzinami pracy) elementy tej ewidencji. W karcie ewidencji czasu pracy muszą więc zostać odnotowane dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione czy urlop. Można też rozważyć wykazywanie dni pracy, ale bez godzin pracy (np. przez symbol P), choć już z informacji o dniach wolnych, z podaniem tytułu ich udzielenia, wynikać będą dni robocze. Należy też pamiętać o podaniu w karcie informacji o przesłankach uzasadniających prowadzenie uproszczonej wersji tej karty.

Należy dodać, że niewykazywanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak też liczby przepracowanych godzin nie zamyka pracownikowi drogi sądowej do dochodzenia roszczeń związanych np. z pracą w nadgodzinach. Ciężar dowodu spoczywa jednak na pracowniku.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)