Wprowadzanie zmian w rozkładach czasu pracy, w tym w związku z COVID-19

Proces wykonywania pracy ujęty jest w ramy określonych zasad związanych z organizacją czasu pracy. Wyznaczają ją m.in. rozkłady czasu pracy stosowane u danego pracodawcy. Prawo pracy pozwala na zmianę już ustalonych rozkładów w wyjątkowych sytuacjach, ustawodawstwo wprowadzone w związku z epidemią COVID-19 przewiduje jednak dodatkowe przesłanki wprowadzenia takiej korekty.

Rozkłady i grafiki w aktach zakładowych

Systemy i rozkłady czasu pracy są ważnym elementem organizacji pracy w danym zakładzie. Zapisy dotyczące stosowanych u danego pracodawcy systemów i rozkładów wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 K.p.). Przy czym trzeba tu rozróżnić rozkład i harmonogram (grafik) czasu pracy. Rozkład czasu pracy określa plan pracy pracowników lub grupy pracowników w konkretnych dniach i godzinach. Natomiast harmonogram pracy jest już zindywidualizowanym planem pracy dla danego pracownika.

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony. Przy czym w niektórych przypadkach, określonych w art. 129 § 4 K.p., pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów. Zasadniczo ma to miejsce wtedy, gdy rozkład czasu pracy ma charakter stały (powtarzalny) i wynika z przepisów odrębnych lub regulacji zakładowych.

Kiedy można zmienić grafik?

Zasadniczo rozkład lub harmonogram czasu pracy powinien obowiązywać przez okres, na który został ustalony, bez wprowadzania w nim zmian. Pracownik nie powinien być bowiem zaskakiwany korektą rozkładu, choć pracodawca nie zawsze może tego uniknąć. W niektórych przypadkach konieczność zmiany grafiku wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy, które w określonych okolicznościach przewidują udzielenie dnia (czasu) wolnego od pracy. Ma to miejsce w razie konieczności udzielenia pracownikowi:

czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych,
dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto,
równoważnego okresu odpoczynku dobowego w przypadku pracownika należącego do kadry zarządzającej zakładem pracy w imieniu pracodawcy lub uczestniczącego w akcji ratowniczej.

W powyższych okolicznościach pracodawca ma prawo zmodyfikować każdy rozkład czasu pracy. Zazwyczaj występują jednak także inne obiektywne sytuacje, nieprzewidziane w Kodeksie pracy, które wymagają korekty rozkładów. Do takich okoliczności zalicza się np. konieczność zapewnienia zastępstwa za nieobecnego pracownika czy inne, obiektywnie uzasadniające zmianę rozkładu. Okoliczności niewskazane w Kodeksie pracy, które mogą uzasadniać zmianę grafiku, pracodawca powinien wprowadzić do obowiązujących u niego przepisów wewnątrzzakładowych lub obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 K.p.

Zmiany w trybie specustawy

Przepisy wprowadzone w związku z epidemią COVID-19 umożliwiają niektórym pracodawcom modyfikację rozkładów i systemów czasu pracy z uwagi na sytuację epidemiczną. Pracodawcy nie muszą w takich przypadkach powoływać się na wystąpienie okoliczności, które w typowej sytuacji uzasadniałyby zmianę rozkładu. Wystarczy zastosowanie odpowiedniego przepisu ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19.

Przykładowo, w ustawie tej przewidziano specjalne uprawnienia dla pracodawców prowadzących działalność w sferze należącej do infrastruktury krytycznej (obejmującej m.in. zaopatrzenie w wodę, energię, surowce energetyczne i paliwa). Takich pracodawców dotyczy art. 15x specustawy w sprawie COVID-19. W przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii mogą oni m.in. zmienić - na czas oznaczony, nie dłuższy niż do czasu odwołania ww. stanów - system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji.

Uprawnienie do zmiany systemu lub rozkładu czasu pracy z uwagi na sytuację związaną z epidemią mają też pracodawcy prowadzący jednostkę organizacyjną pomocy społecznej świadczącą usługi całodobowo (o której mowa w ustawie o pomocy społecznej). Mogą oni dokonać takiej zmiany w oparciu o art. 4f specustawy w sprawie COVID-19.

Okoliczności uzasadniające zmianę rozkładu/harmonogramu czasu pracy

1.	Konieczność udzielenia pracownikowi:
	-	czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151² K.p.),
	-	dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 151³ K.p.),
	-	dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto (art. 151¹¹ K.p.),
	-	równoważnego okresu odpoczynku dobowego w przypadku, gdy pracownik należy do kadry zarządzającej zakładem pracy w imieniu pracodawcy lub uczestniczył w akcji ratowniczej (art. 132 § 3 K.p.).
2.	Konieczność zastępstwa nieobecnego pracownika.
3.	Szczególna sytuacja związana z epidemią COVID-19 (art. 4f i art. 15x specustawy w sprawie COVID-19, wprowadzenie ograniczeń przeciwepidemicznych na podstawie innych przepisów).
4.	Inne przypadki, uzasadnione okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, jeżeli zostały przewidziane w przepisach wewnątrzzakładowych.