Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Pracodawca jest obowiązany prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W skład tej dokumentacji wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy, lista wypłaconego wynagrodzenia czy karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Przy czym ewidencja czasu pracy musi zawierać określone w przepisach informacje.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 K.p.). Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.

Informacje, jakie należy zamieszczać w ewidencji czasu pracy, oraz jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, określono w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). W myśl § 6 pkt 1 lit. a) powołanego rozporządzenia, ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbie godzin nadliczbowych,
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Szeroki zakres informacji

Obecnie obowiązująca ewidencja czasu pracy zawiera - w porównaniu do wcześniejszego stanu prawnego - dość szeroki zakres informacji. Należy w niej wskazywać m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (w tym w porze nocnej i nadgodzin), a nie tak jak do 31 grudnia 2018 r. tylko liczbę przepracowanych godzin. Należy też określać rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, a także wymiar nieobecności nieusprawiedliwionych. Ponadto pracodawca jest zobligowany do podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, miejsca jego odbywania i liczby godzin dyżuru. Trzeba także konkretnie wskazywać tytuł dni wolnych od pracy, np. dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy czy dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto.

W części nagłówkowej ewidencji czasu pracy podaje się też m.in. system czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, którego dotyczy ewidencja, obowiązujący okres rozliczeniowy i wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Wskazany system czasu pracy, jak np. zadaniowy, ma wpływ na to, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy.

Wzór miesięcznej ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Ewidencja uproszczona

W odniesieniu do niektórych pracowników możliwe jest prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy, czyli bez wyszczególniania godzin pracy. Tak prowadzoną ewidencję można stosować do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 K.p.). Oznacza to, że pracodawca w ewidencji czasu pracy nie musi wykazywać godzin pracy wymienionych grup pracowników, ale w pozostałym zakresie jest obowiązany prowadzić tę ewidencję. Obowiązany jest więc wykazywać dni wolne wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia. Ponadto w ewidencji powinien odnotować m.in. przypadki udzielenia zwolnienia od pracy, urlopu, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Forma elektroniczna bądź papierowa

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Przy czym wybór formy dotyczy całości dokumentacji albo jej części wyodrębnionych rodzajowo. Jednakże wszystkie dokumenty należące do wyodrębnionej rodzajowo części muszą być tworzone i przechowywane w ten sam sposób. Nie może być tak, że pojedyncze dokumenty mają formę elektroniczną, gdy większość z tego rodzaju pism ma formę papierową. W sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, w różnej formie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (patrz ramka).

"(...) Przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, bądź odwrotnie.

Dodatkowo, zgodnie z opinią Głównego Inspektora Pracy (...), z punktu widzenia działalności kontrolnej inspektorów pracy można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy wymieniona w § 6 pkt 1a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (...) w sprawie dokumentacji pracowniczej...) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 pkt 1 lit. b) ww. rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), w postaci papierowej.

(...) Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może bowiem ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit. a), b), c), d) w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 czerwca 2019 r. udzielona na zapytanie naszego Wydawnictwa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)