czas pracy, wymiar czasu pracy, czas pracy kierowcy, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 66 (1837) z dnia 19.08.2021

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Pracodawca jest obowiązany prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W skład tej dokumentacji wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy, lista wypłaconego wynagrodzenia czy karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Przy czym ewidencja czasu pracy musi zawierać określone w przepisach informacje.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 K.p.). Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.

Informacje, jakie należy zamieszczać w ewidencji czasu pracy, oraz jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, określono w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). W myśl § 6 pkt 1 lit. a) powołanego rozporządzenia, ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Szeroki zakres informacji

Obecnie obowiązująca ewidencja czasu pracy zawiera - w porównaniu do wcześniejszego stanu prawnego - dość szeroki zakres informacji. Należy w niej wskazywać m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (w tym w porze nocnej i nadgodzin), a nie tak jak do 31 grudnia 2018 r. tylko liczbę przepracowanych godzin. Należy też określać rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, a także wymiar nieobecności nieusprawiedliwionych. Ponadto pracodawca jest zobligowany do podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, miejsca jego odbywania i liczby godzin dyżuru. Trzeba także konkretnie wskazywać tytuł dni wolnych od pracy, np. dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy czy dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto.

W części nagłówkowej ewidencji czasu pracy podaje się też m.in. system czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, którego dotyczy ewidencja, obowiązujący okres rozliczeniowy i wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Wskazany system czasu pracy, jak np. zadaniowy, ma wpływ na to, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy.


Wzór miesięcznej ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Ewidencja uproszczona

W odniesieniu do niektórych pracowników możliwe jest prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy, czyli bez wyszczególniania godzin pracy. Tak prowadzoną ewidencję można stosować do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 K.p.). Oznacza to, że pracodawca w ewidencji czasu pracy nie musi wykazywać godzin pracy wymienionych grup pracowników, ale w pozostałym zakresie jest obowiązany prowadzić tę ewidencję. Obowiązany jest więc wykazywać dni wolne wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia. Ponadto w ewidencji powinien odnotować m.in. przypadki udzielenia zwolnienia od pracy, urlopu, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Forma elektroniczna bądź papierowa

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Przy czym wybór formy dotyczy całości dokumentacji albo jej części wyodrębnionych rodzajowo. Jednakże wszystkie dokumenty należące do wyodrębnionej rodzajowo części muszą być tworzone i przechowywane w ten sam sposób. Nie może być tak, że pojedyncze dokumenty mają formę elektroniczną, gdy większość z tego rodzaju pism ma formę papierową. W sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, w różnej formie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (patrz ramka).

"(...) Przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, bądź odwrotnie.

Dodatkowo, zgodnie z opinią Głównego Inspektora Pracy (...), z punktu widzenia działalności kontrolnej inspektorów pracy można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy wymieniona w § 6 pkt 1a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (...) w sprawie dokumentacji pracowniczej...) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 pkt 1 lit. b) ww. rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), w postaci papierowej.

(...) Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może bowiem ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit. a), b), c), d) w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 czerwca 2019 r. udzielona na zapytanie naszego Wydawnictwa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

www.Czas-Pracy.pl - Systemy i rozkłady czasu pracy:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

październik 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
Vademecum Kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy

GOFIN PODPOWIADA - Prawo Pracy

Kompleksowe opracowania tematyczne

WSKAŹNIKI - Prawo Pracy

Bieżące wskaźniki wraz z archiwum

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.