Sposób dokonywania rejestracji czasu pracy i osoby za nią odpowiedzialne

Prowadzimy ewidencję czasu pracy w programie kadrowo-płacowym. Kto w firmie powinien prowadzić tę ewidencję? Czy konieczne jest niezależne odnotowywanie w liście obecności liczby godzin przepracowanych?

Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy wyczerpuje odnotowanie tych godzin w karcie ewidencji czasu pracy. Osoby odpowiedzialne za jej prowadzenie powinny wynikać z regulacji (instrukcji, zarządzeń lub nawet poleceń) wewnętrznych pracodawcy.

Ważne: Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 K.p.).

Ewidencję należy prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika. Przy czym w odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ewidencję prowadzi się dla tych osób tylko w pozostałym zakresie. Co istotne, brak ewidencji czasu pracy może być zakwalifikowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Na podstawie art. 281 pkt 5 i 6 K.p. naruszenie przepisów o czasie pracy oraz nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zagrożone jest karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy, czyli jednostce organizacyjnej, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osobie fizycznej, jeżeli zatrudniają one pracowników. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający lub inna wyznaczona do tego osoba, która w razie niemożności osobistego ewidencjonowania czasu pracy powinna wyznaczyć inne osoby (np. w wewnętrznej instrukcji organizacyjnej lub za pomocą zakresów czynności poszczególnych pracowników). W zależności od liczby zatrudnionych oraz stopnia rozwinięcia struktury organizacyjnej nie ma przeszkód aby powierzyć te czynności pracownikom działu kadr, zwłaszcza gdy karta ewidencji czasu pracy jest prowadzona w formie elektronicznej, w programie do używania którego jest upoważniony tylko ten dział. W celu zapewnienia rzetelności ewidencji można też rozłożyć obowiązki w tym zakresie na inne osoby, w tym na bezpośrednich przełożonych pracowników.

Jeżeli chodzi o listę obecności, podkreślić należy, że nie jest ona wymagana przez przepisy prawa pracy o charakterze powszechnie obowiązującym. Pracodawcy wprowadzają ten dokument realizując obowiązek wynikający z art. 104¹ § 1 pkt 9 K.p. (ewentualnie z art. 29 § 3 K.p.). W myśl powołanych przepisów, pracodawca powinien określić przyjęty w zakładzie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Dokonuje tego postanowieniem regulaminu pracy, a w razie jego braku stosowną adnotacją w informacji o warunkach zatrudnienia. Zatem treść listy obecności pozostaje w gestii pracodawcy. Jeżeli poleci odnotowywanie liczby przepracowanych godzin, będzie to dla pracownika (odpowiednich służb) wiążące.

Zwracamy uwagę! Lista obecności jest jedną z wielu, a nie wyłączną formą potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Jej prowadzenie należy odróżnić od bezwzględnego obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.