Czy należy sporządzać miesięczne rozkłady czasu pracy dla każdego pracownika?

Korzystając ze zmiany przepisów o czasie pracy obowiązujących od 23 sierpnia br., wprowadziliśmy dla pracowników produkcyjnych 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownicy biurowi w dalszym ciągu są rozliczani w cyklu 4-miesięcznym. Czy jesteśmy obowiązani dla każdego pracownika, także biurowego, sporządzać imienne rozkłady na minimum 1 miesiąc?

Niekoniecznie. Rozkłady czasu pracy powinny być sporządzane wówczas, gdy mają charakter zmienny (niejednolity). Zajmowane przez pracownika stanowisko oraz stosowany przez pracodawcę okres rozliczeniowy pozostają bez wpływu na powyższy obowiązek.

Przepisy z zakresu czasu pracy przed 23 sierpnia br., tj. nowelizacją Kodeksu pracy ustawą z dnia 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy… (Dz. U. poz. 896), dalej zwaną nowelą w ogóle nie regulowały kwestii okresów na jakie należało sporządzać rozkłady czasu pracy poszczególnych pracowników. W praktyce kadrowej utrwalony był pogląd, że należy je przygotowywać na całe okresy rozliczeniowe. Po wejściu w życie nowych przepisów obowiązki w tym zakresie uległy złagodzeniu.

Ważne: Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.

Co istotne, pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy przynajmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Jednakże nie znajduje to zastosowania, gdy rozkład ten ma charakter stały i jest określony z góry. Byłoby to niepotrzebne powielanie raz ustalonej i przekazanej pracownikom informacji. Powyższe wynika z art. 129 § 4 K.p., w myśl którego obowiązek sporządzania indywidualnych rozkładów nie występuje gdy:

rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę, przy czym ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to m.in. postanowienia układów zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 ust. 1 K.p.),
pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z obowiązujących pracownika norm; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Przykład

Pracodawca stosuje dwa okresy rozliczeniowe, 12-miesięczny dla pracowników produkcyjnych i 4-miesięczny dla administracji zakładowej. Wszyscy pracownicy pracują od poniedziałku do piątku po 8 godzin, w stałych godzinach rozkładowych, przy czym pierwsza z wymienionych grup na 3 zmiany (następujące po sobie w stałym porządku tygodniowym). Stosowne postanowienie w tej sprawie zamieszczono w regulaminie pracy. Ponieważ rozkład czasu pracy wszystkich pracowników oraz jednocześnie każdego z osobna wynika z przepisów prawa pracy, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania indywidualnych rozkładów czasu pracy.