Możliwość zmiany harmonogramu i uelastycznienie doby pracowniczej

W domu dziecka zatrudniamy pracowników w równoważnym czasie pracy. Czy powinniśmy przygotowywać dla nich harmonogramy czasu pracy na 3-miesięczne okresy rozliczeniowe? W jakich przypadkach możemy dokonywać zmian w takich harmonogramach? Jak rozliczać dyżury wychowawcze (zaplanowane od 22⁰⁰ do 8⁰⁰), jeśli w placówce pora nocna występuje od 22⁰⁰ do 6⁰⁰? Czy po zakończeniu pory nocnej rozpoczyna się kolejna dniówka pracownicza? Czy pracownik, który zgodnie z harmonogramem wykonuje zadania w wymiarze 8 godzin na dobę, może rozpoczynać pracę bezpośrednio po skorzystaniu z nieprzerwanego, 11-godzinnego odpoczynku dobowego bez naruszania doby pracowniczej?

Minimalna długość harmonogramu

Zgodnie z art. 129 § 3 K.p., rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Przepis ten wprowadza ponadto zasadę, w myśl której pracodawca przekazuje pracownikom rozkłady czasu pracy na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nich okresu. W praktyce oznacza to, że sporządzanie rozkładów na cały, 3-miesięczny okres rozliczeniowy jest działaniem prawidłowym. Do wad takiego postępowania należy jednak zaliczyć znacznie zwiększony nakład pracy, w porównaniu do rozkładów sporządzanych na miesięczne okresy oraz duże prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, skutkujących koniecznością zmian obowiązujących harmonogramów w trakcie okresu rozliczeniowego.

Ważne: Sporządzanie indywidualnych harmonogramów jest wymagane w przypadku, gdy rozkładu czasu pracy pracownika nie da się jednorazowo określić w regulaminie pracy lub w innych przepisach wewnątrzzakładowych.

Powyższe dotyczy m.in. pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym - z uwagi na możliwość planowego przedłużania dobowego czasu pracy, jak również pracujących na zmiany - ze względu na różne godziny rozpoczynania pracy. Obowiązek układania harmonogramów występuje także w przypadku, gdy obsługa jest wymagana we wszystkie dni tygodnia - z uwagi na konieczność wyznaczenia pracownikowi dni pracy oraz dni wolnych.

Zasadność zmian w harmonogramach

Wprowadzanie zmian w obowiązujących harmonogramach jest stosowane przez wielu pracodawców, w celu uniknięcia polecania nadgodzin. W przypadku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych na etapie układania rozkładu pracy (np. choroby pracownika, urlopu na żądanie, rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, czy innej usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy), zmiana harmonogramu jest alternatywą dla wezwania innego pracownika do pracy w dniu wolnym.

Powszechnie obowiązujące przepisy przewidują ograniczony katalog przypadków uzasadniających zmianę harmonogramu. Jest to możliwe w razie rekompensaty pracy w dniu wolnym, wynikającym z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ K.p.), w niedzielę lub święto (art. 151¹¹ K.p.) oraz oddawania czasu wolnego za nadgodziny (art. 151² K.p.). Każda z tych okoliczności powoduje konieczność zmiany harmonogramu, poprzez wyznaczenie dnia, który dotychczas był pracujący, jako wolnego lub zmniejszenie zaplanowanego wymiaru czasu pracy, w związku z udzieleniem czasu wolnego. Takie wnioski płyną ze stanowiska GIP z dnia 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP).

W praktyce dokonywanie zmian w ogłoszonych rozkładach pracy wymaga wprowadzenia podstawy prawnej w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. Pracodawcy niezwiązani układem zbiorowym, którzy nie mają obowiązku wydawania regulaminu pracy, mogą zawrzeć te regulacje np. w zarządzeniu lub obwieszczeniu. Powinny one określać katalog przypadków, których wystąpienie obiektywnie uzasadnia dokonanie zmian w harmonogramie oraz minimalny okres, w jakim należy powiadomić pracowników o zmianie obowiązującego ich rozkładu.

Zwracamy uwagę! Resort pracy w stanowisku z dnia 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów pracy pracowników uznał, że minimalne wyprzedzenie ogłaszania zmian harmonogramów powinno wynikać z przepisów wewnętrznych, dopuszczających wprowadzanie takich zmian. Skoro zaś pracownik musi znać harmonogram, aby można było egzekwować od niego jego przestrzeganie, informację o zmianie powinien otrzymać najpóźniej do końca pracy w dniu poprzedzającym zmianę rozkładu.

Dyżur wychowawczy w porze nocnej a doba pracownicza

Dyżury wychowawcze pełnią m.in. pracownicy domów dziecka, którzy od 2 stycznia 2014 r., na mocy art. 237 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 135 z późn. zm.) podlegają pod regulacje ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Ponieważ akt ten nie zawiera przepisów szczególnych dotyczących czasu pracy i jednocześnie w art. 43 ust. 1 nakazuje - w sprawach nieuregulowanych - stosować odpowiednio przepisy Kodeksu pracy, do rozliczania czasu pracy tej kategorii zatrudnionych znajdzie zastosowanie pojęcie doby roboczej.

Biorąc powyższe pod uwagę, pełnienie przez pracownika zaplanowanego dyżuru wychowawczego od 22⁰⁰do 8⁰⁰ powoduje, że przez 8 godzin wykonuje on pracę w ramach obowiązującej w zakładzie pory nocnej. Fakt ten nie ma jednak wpływu na czas trwania doby pracowniczej, która mocą art. 128 § 3 pkt 1 K.p. obejmuje 24 godziny od momentu rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem. Tym samym wszystkie 10 godzin dyżuru przypada w jednej dobie pracowniczej trwającej do 22⁰⁰następnego dnia.

Ta sama definicja doby pracowniczej obowiązuje pracowników, którzy zgodnie z rozkładem wykonują zadania przez 8 godzin na dobę. W ich przypadku zasadą jest, że w ramach każdej doby przypada 8 godzin pracy oraz 16 godzin czasu wolnego, podczas którego korzystają z nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Jego minimalny wymiar wynosi 11 godzin, więc przy tym rozkładzie pracownikowi można polecić maksymalnie 5 nadgodzin w dobie. Odnosząc się do zasad ogólnych należy przyjąć, że zobowiązanie takiego pracownika do rozpoczęcia pracy bezpośrednio po 11-godzinnym odpoczynku, z którego korzystał po przepracowaniu 8 godzin spowoduje, że pierwsze 5 godzin pracy podlega wliczeniu do poprzedniej doby pracowniczej, skutkując przekroczeniem dobowej normy czasu pracy.

Ustawodawca przewidział przy tym odstępstwo od tej reguły, polegające na wprowadzeniu ruchomego czasu pracy z art. 140¹ § 1 lub § 2 K.p. Przepis ten w § 4 stanowi bowiem, że ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie w przypadku wprowadzenia tej organizacji nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Pisaliśmy o tym m.in. w UiPP nr 5/2014, str. 35-37 oraz nr 9/2014, str. 30-31.