Dobór odpowiedniego systemu czasu pracy do specyfiki wykonywanych czynności

Jaki system czasu pracy stosować wobec montażystów stoisk targowych, którzy część zadań realizują w siedzibie firmy (w stolarni), a resztę na targach międzynarodowych, montując lub demontując stoiska? Praca w stolarni rozdzielona jest na zadania przydzielane poszczególnym pracownikom (mogą ją rozpoczynać o dowolnej godzinie, pod warunkiem realizacji założonego planu). O intensywności prac nad danym zadaniem decyduje termin rozpoczęcia montażu na zagranicznych targach, które często odbywają się w weekendy. Drugim czynnikiem jest czasochłonność danego projektu, która jest kwestią indywidualną. Na targach pracownicy wykonują zadania przez 12 lub więcej godzin, zdarza się jednak, że praca trwa krócej (6 godz.). Czy takie osoby mogą być zatrudnione w systemie zadaniowym? W jaki sposób ewidencjonować i rozliczać ich czas pracy? Jak kwalifikować przypadki, gdy oprócz zadań montera pracownik wykonuje obowiązki kierowcy, przewożąc brygadę do miejsca montażu stoiska w zagranicznej podróży?

1. Generalne zasady planowania pracy

Charakter pracy monterów stoisk wystawienniczych nie jest jednolity. Znaczną część zadań wykonują oni w stolarni, gdzie korzystają z dużej swobody planowania czasu pracy, rozpoczynając ją o dowolnej godzinie, pod warunkiem realizacji zaplanowanego na dany dzień zadania. Taka elastyczność jest charakterystyczna dla ruchomego czasu pracy z art. 140¹ § 2 K.p., pozwalającego na ustalenie przez pracodawcę przedziału czasu, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, będących dla niego zgodnie z rozkładem dniami pracy. Skorzystanie z tej możliwości wymaga odpowiednich zapisów w układzie zbiorowym pracy lub zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 K.p.). Rozkład ten może być też stosowany indywidualnie na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 5 K.p.).

Ważne: W przypadku wprowadzenia ruchomego czasu pracy, ponowne wykonywanie zadań w tej samej dobie, zgodnie z rozkładem, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

W pozostałych sytuacjach rozpoczęcie pracy wcześniej, niż miało to miejsce w poprzedniej dniówce skutkuje naruszeniem doby pracowniczej, a w razie przekroczenia normy lub przedłużonego wymiaru dobowego koniecznością rekompensaty powstałych nadgodzin.

Kolejnym problemem jest praca na targach po 12 i więcej godzin. Maksymalnie 12-godzinne zmiany można planować pracownikom w ramach systemu równoważnego, weekendowego, skróconego tygodnia oraz w niektórych dniach pracownikom wykonującym zadania w ruchu ciągłym. Jest to maksymalny wymiar, jaki można zaplanować na dobę, za wyjątkiem ochroniarzy, pracowników zakładowych straży pożarnych i służb ratowniczych oraz osób zatrudnionych przy dozorze urządzeń lub pozostających w częściowym pogotowiu do pracy. W efekcie, niezależnie od wybranego systemu czasu pracy, praca powyżej 12 godzin musi być kwalifikowana jako nadgodziny dobowe. Aby pozostać w zgodzie z przepisami nadgodziny te nie mogą naruszyć prawa pracownika do nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego. W praktyce oznacza to, że zaplanowanie 12-godzinnej zmiany pozwala na polecenie pracownikowi tylko 1 nadgodziny, gdyż pozostałe 11 godzin z doby pracowniczej musi być przeznaczone na nieprzerwany odpoczynek (art. 132 § 1 K.p.).

Odstępstwa od tej zasady są dopuszczalne tylko w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii (art. 132 § 2 pkt 2 K.p.). W efekcie to, że organizator targów przeznacza na montaż lub demontaż stoisk kilkanaście godzin wymagając, aby zajmujące się tym ekipy pracowały nieprzerwanie w całym tym okresie nie uzasadnia naruszania przepisów o odpoczynkach. Działanie takie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jeżeli chodzi o pracę w niedziele i święta, będące dla pracowników dniami wolnymi od pracy, to katalog przypadków, w których jest dozwolona określa art. 151¹⁰ K.p., który nie odnosi się do sytuacji wykonywania zadań za granicą lub na rzecz zagranicznych kontrahentów bez pośrednictwa środków komunikacji elektronicznej. Dopuszczalność polecania pracy w niedziele i święta zależy od tego, czy pracodawca stosuje pracę zmianową; jeśli nie, ogranicza się ona do przypadków prowadzenia akcji ratowniczej oraz usuwania skutków awarii.

Ważne: Planowanie pracownikom zwykłych zadań w niedziele i święta stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Odrębną kwestią jest prawidłowe rekompensowanie pracy świadczonej w niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz odpoczynków tygodniowych. Skoro są to dla pracowników dni wolne, pracodawca musi udzielić im w innym terminie nieprzerwanych, 35-godzinnych odpoczynków tygodniowych. Powinny one przypadać w każdym tygodniu, liczonym jako 7 kolejnych dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 K.p.). Podobnie jak w przypadku odpoczynku dobowego, naruszenie tych zasad skutkuje odpowiedzialnością pracodawcy za wykroczenie.

Przechodząc do zasad rekompensaty pracy w dniach wolnych najbardziej dotkliwe dla pracodawcy zasady obejmują pracę w dni będące dniami wolnymi z tytułu rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. Zgodnie z art. 151³ K.p. w zamian za taką pracę należy udzielić przed końcem okresu rozliczeniowego innego dnia wolnego od pracy, w uzgodnionym z pracownikiem terminie. W efekcie pracodawca nie może wyznaczyć pracownikowi dnia wolnego, a skoro przepis nie przewiduje możliwości finansowej rekompensaty takiej pracy, pozostaje negocjowanie z pracownikiem dogodnego terminu. Brak alternatywy dla udzielenia dnia wolnego powoduje przy tym, że jego "nieoddanie" może być kwalifikowane jako wykroczenie, o ile pracodawcy lub osobie odpowiedzialnej będzie można przypisać winę. W przypadku nieudzielenia dnia wolnego dodatkowa praca w dniu wolnym wymaga stosownej rekompensaty, przy czym pierwszych 8 godzin powoduje przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, a praca powyżej 8 godziny narusza normę dobową.

Z kolei w zamian za pracę w niedzielę pracodawca powinien udzielić pracownikowi innego dnia wolnego w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeśli będzie to niemożliwe, do końca okresu rozliczeniowego. W przypadku niedziel ustawodawca dopuszcza możliwość "nieoddania" pracownikowi dnia wolnego, wymagając w zamian wypłaty za każdą godzinę pracy normalnego wynagrodzenia uzupełnionego o 100% dodatek. Podobna regulacja dotyczy świąt, lecz w ich przypadku pracodawca od razu ma wybór między udzieleniem dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, a wypłatą po jego zamknięciu 100% dodatku do normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny takiej pracy (art. 151¹¹ K.p.).

2. Zadaniowy czas pracy

Stosowanie zadaniowego czasu pracy powinno być uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem świadczenia pracy (art. 140 K.p.). Jest on w szczególności przeznaczony dla prac prowadzonych nierytmicznie lub poza pracą skooperowaną. Wprowadzenie tego systemu wiąże się za to z koniecznością jednorazowego lub okresowego przydzielania pracownikowi zadań oraz uzgodnienia z nim czasu niezbędnego do ich wykonania z uwzględnieniem powszechnie obowiązujących norm czasu pracy. Sam przydział zadań musi być przy tym znacznie bardziej szczegółowy niż zakres obowiązków, gdyż pracownik powinien mieć możliwość samodzielnego ustalenia swojego rozkładu czasu pracy (por. wyrok SN z dnia 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 117/06, OSNP 2007/21-22/310).

Ważne: Charakterystycznym elementem zadaniowego systemu czasu pracy jest elastyczność wynikająca z tego, że pracownik sam decyduje o godzinach pracy w poszczególnych dniówkach.

System ten sprawdza się na indywidualnych stanowiskach pracy, np. handlowców, serwisantów czy akwizytorów, gdyż po przydzieleniu zadań np. na dany miesiąc, pracodawca rozlicza ich na bieżąco z wyników. Kolejnym uzasadnieniem dla jego stosowania jest brak realnej możliwości sprawowania kontroli nad czasem pracy. W przypadku montażystów ingerencje pracodawcy w proces pracy są częstsze i poważniejsze. Stolarnia jest czynna w określonych dniach i godzinach, skoro weekendy i święta są dla pracowników dniami wolnymi. Tym samym przynajmniej przez część czasu pracy pracodawca ma realną kontrolę nad jej wykonywaniem. Wyjazdy na montaż również są wcześniej planowane, gdyż ich terminy warunkują tempo prac przy kolejnych projektach. W tych okolicznościach pracodawca narzuca pracownikom określone godziny pracy. W praktyce planuje więc montażystom pracę, co jest wykluczone w ramach zadaniowego czasu pracy. Co więcej ma on kontrolę nad jej wykonaniem. Zatem istnieje możliwość weryfikacji planu i wykonania, czyli godzinowego rozliczenia pracy montażystów.

Zaletą zadaniowego czasu pracy jest możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji czasu pracy. Zgodnie z art. 149 § 2 K.p. w takich przypadkach pracodawca może zrezygnować z ewidencjonowania godzin pracy, zaznaczając w indywidualnych kartach ewidencji jedynie dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy i inne nieobecności w pracy. Fakt ten nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prawidłowej rekompensaty wszystkich nadgodzin. Przepis art. 140 K.p. regulujący system zadaniowego czasu pracy odwołuje się do powszechnie obowiązujących norm czasu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętne 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Przekroczenie tych norm przez pracownika zatrudnionego w zadaniowym czasie pracy powoduje powstanie nadgodzin, które wymagają rekompensaty na ogólnych zasadach, tj. czasem wolnym lub dodatkiem (por. uzasadnienie do wyroku SN z dnia 3 września 2010 r., sygn. akt I PK 39/10). Stosowanie omawianego systemu powoduje, że w przypadku sporu sądowego o wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny na pracodawcy ciąży wykazanie, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w ramach powszechnie obowiązujących norm czasu pracy (por. wyrok SN z dnia 21 maja 2008 r., sygn. akt I PK 262/07).

3. System równoważny

Zaletą systemu równoważnego jest możliwość nie tylko przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, ale również planowanie dniówek krótszych niż 8-godzinne. Zaplanowanie 6 godzin pracy w jednym dniu daje pracodawcy możliwość zrównoważenia tego przykładowo 10 godzinami pracy w innej dniówce. Wadą równoważnego czasu pracy jest konieczność ustalania pracownikom rozkładów pracy na okresy nie krótsze niż miesięczne i przekazywania ich z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Na ich łamach pracodawca musi określić dni i wymiar czasu pracy oraz godziny jej wykonywania. W zamian pracodawca zyskuje jednak możliwość ścisłego dopasowania rozkładu pracy do zadań, które planuje pracownikowi na poszczególne dniówki.

Przypominamy, że pracodawca musi prowadzić dla każdego z pracowników indywidualną kartę ewidencji czasu pracy, obejmującą informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym wykonywanej w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także o dyżurach i nieobecnościach w pracy. Powyższe wynika z § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

4. Wyjazdy służbowe i diety

Fakt, iż część pracowników posiadających prawo jazdy wykonuje dodatkowe zadania, przewożąc grupę montażystów na targi celem montażu i demontażu stoiska, wpływa na zasady rozliczania ich pracy. Kierując pojazdem i przewożąc innych pracowników wykonują oni zadanie zlecone przez pracodawcę, co oznacza, że czas przeznaczony na prowadzenie pojazdu powinien być wliczony do czasu pracy. Tym samym w przeciwieństwie do pozostałej grupy montażowej w ich przypadku czas przejazdu może skutkować powstawaniem nadgodzin. Pracownikom przewożonym na targi czas przejazdu będzie zaliczony do czasu pracy tylko w części pokrywającej się z rozkładem czasu pracy, co nie może wpłynąć na powstanie nadgodzin, gdyż te będę wynikiem dodatkowej pracy przekraczającej zaplanowany na dany dzień wymiar czasu pracy.

Jeśli miejscem pracy montażystów jest siedziba pracodawcy lub stolarnia, niezależnie od kwestii czasu pracy, wyjazdy na targi będą wiązać się z występowaniem podróży służbowych. Warto pamiętać, że w przypadku wyjazdów zagranicznych podróż służbowa będzie podzielona na dwa etapy: krajowy - liczony od opuszczenia stałego miejsca pracy do granicy i zagraniczny - ustalany od chwili przekroczenia granicy do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej, po którym występuje kolejny odcinek podróży krajowej. Każdy z tych etapów należy rozliczać odrębnie.

Zwracamy uwagę! Pracodawca niebędący jednostką sfery budżetowej może przyznać pracownikom diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej w niższej wysokości, niż wynikająca z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), o ile będzie ona co najmniej równa wysokości diety krajowej (obecnie 30 zł za dobę podróży). Istnieje również możliwość ustalenia diety zagranicznej na równym poziomie dla wszystkich państw, do których pracodawca deleguje pracowników, co ułatwi rozliczanie podróży (art. 77⁵ § 3 i 4 K.p.).